Dominik Mayer Produkt & Technologie
Basel,
Prozesse
Abonnementabrechnung in Business Central: Mieten, Lizenzen und Abos automatisch verrechnen
Viele Schweizer KMU leben zu einem guten Teil von wiederkehrenden Einnahmen: Mieten, Wartungsverträge, Softwarelizenzen, Serviceabos. Wie daraus jeden Monat die Rechnungen entstehen, ist von Firma zu Firma verschieden. Manche führen die Konditionen in einer Excel-Liste und übertragen sie ins ERP. Andere kopieren die Rechnungen des Vormonats und passen sie an. Gemeinsam ist fast allen, dass ein Mensch jeden Monat Hand anlegt.
Das ist kein einmaliger Aufwand. Er fällt jeden Monat wieder an und wächst mit jedem neuen Vertrag. Business Central bringt dafür seit 2024 ein eigenes Modul mit, die Abonnementabrechnung (englisch: Subscription Billing). Dieser Artikel zeigt, was sie kann, für wen sie sich lohnt und was die Einführung bedeutet.
Dominik Mayer Produkt & Technologie
Basel,
Ausgangslage
Warum die Handarbeit mit jedem Vertrag teurer wird
Zwei typische Ausgangslagen
Damit es konkret wird, begleiten uns zwei Beispielfirmen durch den Artikel:
Die Liegenschaftsverwaltung vermietet Büroflächen und Parkplätze an Firmenmieter. Die Verträge haben feste Laufzeiten, Kündigungsfristen und gelegentliche Mietanpassungen.
Der IT-Dienstleister kauft Softwarelizenzen beim Hersteller ein und verkauft sie mit Aufschlag an seine Kunden weiter. Abgerechnet wird pro Benutzer, teils zusätzlich nach Nutzung, und die Zahl der Benutzer ändert sich laufend.
Dasselbe Prinzip passt auch für Wartungsverträge, Serviceabos oder Geräte, die einmalig verkauft und danach mit einer wiederkehrenden Servicegebühr verrechnet werden.
Wissen, das nicht im System steht
Solange eine Firma zehn Mieter hat, ist die monatliche Verrechnung eine Sache von einer Stunde. Bei fünfzig Mietern mit unterschiedlichen Rhythmen, Indexierungen und Nebenkosten kann daraus ein Arbeitstag werden. Bei hundert hängt eine Person mehrere Tage im Monat daran.
Dazu kommt, dass jede Ausnahme Aufmerksamkeit kostet. Ein Mieter zahlt den Parkplatz jährlich, ein anderer quartalsweise. Bei einem dritten gilt ab nächstem Monat eine neue Miete. Ein vierter hat gekündigt, und die letzte Rechnung muss anteilig sein. Jede dieser Ausnahmen steht irgendwo: in einer Tabelle, in einer Notiz, im Kalender oder im Kopf der Person, die die Rechnungen macht.
Damit hängt die Verrechnung an Wissen, das nicht im System steht. Ist die zuständige Person in den Ferien, wird es eng. Wechselt sie die Stelle, geht ein Teil dieses Wissens mit. Und was vergessen wird, eine Preisanpassung oder eine Nachverrechnung, fällt oft erst Monate später auf, wenn überhaupt.
Mieten und Wartungsverträge
Verträge einmal erfassen, jeden Monat automatisch verrechnen
So bildet Business Central die Verträge ab
Bevor es um den Alltag geht, ein kurzer Blick darauf, wie Business Central die Verträge im System abbildet. Das erklärt, warum später vieles automatisch geht.
Für jeden Kunden legen Sie in Business Central einen Kundenvertrag an, der eine oder mehrere Positionen enthält. Bei der Liegenschaftsverwaltung hat der Mieter zum Beispiel zwei Positionen: das Büro und den Parkplatz. Jede Position hat ihre eigenen Eckdaten: Preis, wie oft verrechnet wird, Mindestlaufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist. Das Büro kann so monatlich verrechnet werden und der Parkplatz jährlich im Voraus, beides unter demselben Kundenvertrag.
Die Eckdaten müssen Sie nicht bei jedem Vertrag neu eingeben. Sie legen pro Angebot einmal eine Vorlage an, etwa „Büromiete, monatlich, 5 Jahre fest, danach jährliche Verlängerung, 6 Monate Kündigungsfrist“. Jeder neue Vertrag übernimmt diese Werte. Der Aufwand verschiebt sich damit von „jeden Monat“ zu „einmal beim Einrichten“.
Der Rechnungslauf: einmal einrichten statt monatlich abtippen
Bei der Liegenschaftsverwaltung sieht der Monatsanfang heute so aus: Die Buchhaltung geht Mieter für Mieter durch. Für jeden legt sie eine Rechnung an oder kopiert die vom Vormonat, prüft, ob der Betrag noch stimmt, passt den Leistungszeitraum an und kontrolliert die Summe. Dann kommt der nächste Mieter. Zwischendurch geht der Blick in den Kalender, ob eine Mietanpassung fällig ist, und in die Notizen, ob jemand gekündigt hat. Am Schluss bleibt die Frage, ob wirklich jeder Mieter eine Rechnung bekommen hat und keiner zwei. Bei fünfzig Mietern ist das ein Tag, an dem nichts anderes passiert, und er wiederholt sich jeden Monat.
Mit der Abonnementabrechnung erstellt Business Central einen Rechnungsvorschlag für alle fälligen Positionen über alle Kundenverträge. Die Buchhaltung sieht darin auf einen Blick, was verrechnet wird, korrigiert bei Bedarf und erstellt die Rechnungen in einem Schritt. Mietanpassungen und Vertragsenden sind dabei schon berücksichtigt, weil sie im System hinterlegt sind.
Preis und Rechnungsrhythmus sind voneinander getrennt. Eine Jahresmiete kann vereinbart und trotzdem monatlich verrechnet werden, und Business Central rechnet den Monatsbetrag selbst aus. Auf jeder Rechnung steht automatisch der Leistungszeitraum. Hat ein Kunde mehrere Verträge, lassen sie sich auf einer Sammelrechnung zusammenfassen.
Aus dem Tag Abtippen wird eine Prüfung, und sie wird mit dem fünfzigsten Mieter kaum länger als mit dem zehnten.
Termine, die niemand mehr im Kalender führen muss
Wiederkehrende Verträge haben Termine: Mindestlaufzeiten, Verlängerungen, Kündigungsfristen, Preisanpassungen. Heute stehen sie oft im Kalender oder in einer Tabelle, und jemand muss sie im Auge behalten.
In Business Central hängen diese Termine an der Vertragsposition. Aus Laufzeit und Kündigungsfrist berechnet Business Central den letzten Tag, an dem eine Kündigung noch fristgerecht ist, und schiebt ihn nach jeder Verlängerung weiter. Geht eine Kündigung ein, sehen Sie sofort, bis wann der Vertrag noch läuft, und tragen das Enddatum ein. Danach stellt Business Central keine Rechnung mehr.
Preisanpassungen lassen sich ebenfalls im Voraus erfassen, etwa wenn eine Miete nach Ablauf der festen Laufzeit steigt. Ab dem gültigen Monat verrechnet Business Central automatisch den neuen Preis.
Lizenzen und Weiterverkauf
Kunden- und Herstellervertrag verknüpft
Beim IT-Dienstleister hat jede verkaufte Lizenz zwei Seiten. Mit dem Kunden besteht ein Vertrag, nach dem er pro Benutzer und Monat einen Preis zahlt. Mit dem Hersteller besteht ein eigener Vertrag, nach dem der IT-Dienstleister für dieselben Benutzer einen Einkaufspreis bezahlt.
Heute laufen diese beiden Seiten getrennt. Der Verkauf erstellt die Kundenrechnungen, der Einkauf prüft die Herstellerrechnungen. Kommt beim Kunden ein Benutzer dazu, muss das auf beiden Seiten nachgeführt werden. Stimmt die Zahl der verrechneten Benutzer nicht mit der Zahl der eingekauften überein, zahlt der IT-Dienstleister für Lizenzen, die er nicht weiterverrechnet, oder er verrechnet seinem Kunden Lizenzen, die er beim Hersteller gar nicht eingekauft hat. Wer wissen will, was ein Kunde unter dem Strich bringt, stellt Kunden- und Herstellerrechnungen in einer eigenen Excel-Auswertung nebeneinander.
Beide Seiten in einem System
In der Abonnementabrechnung bildet Business Central beide Verträge ab, den Kundenvertrag und den Herstellervertrag. Beim Verkauf einer Lizenz legt es automatisch beide Seiten an: eine Position im Kundenvertrag und eine im Herstellervertrag. Beide bleiben über die verkaufte Lizenz miteinander verknüpft. Aus dem Herstellervertrag entstehen die Einkaufsrechnungen nach demselben Prinzip wie die Kundenrechnungen.
Kostenstelle oder Projekt des Kunden werden dabei auf die Herstellerseite übernommen. Eine Auswertung nach Kostenstelle oder Projekt zeigt so direkt in Business Central, was jeder Kunde einbringt und was er kostet. Die separate Excel-Auswertung entfällt.
Abrechnung nach Nutzung, ohne Abtippen
Manche Lizenzen werden nicht nur pro Benutzer verrechnet, sondern auch nach tatsächlicher Nutzung, etwa pro verarbeitetem Dokument. Die Nutzungszahlen kommen vom Hersteller, und oft überträgt sie jemand von Hand in die Kundenrechnungen.
Stellt der Hersteller die Daten als CSV-Datei oder über eine Schnittstelle bereit, übernimmt Business Central sie direkt. Es ordnet jede Zeile dem richtigen Kunden zu, berechnet den Preis und übernimmt den Betrag in den nächsten Rechnungslauf, zusätzlich zur festen Benutzergebühr. Einmal eingerichtet, läuft das jeden Monat gleich ab.
Finanzen und Geschäftsleitung
Abgrenzungen und Überblick ohne Excel
Abgrenzungen im Monatsabschluss
Verrechnet die Liegenschaftsverwaltung einen Parkplatz für ein ganzes Jahr im Voraus, gehört der Ertrag buchhalterisch nicht in den Rechnungsmonat, sondern verteilt sich auf zwölf Monate. Heute rechnet das jemand im Monatsabschluss nach und bucht es von Hand.
Mit der Abonnementabrechnung entstehen die Abgrenzungen automatisch, sobald die Rechnung gebucht wird, passend zum Leistungszeitraum der jeweiligen Vertragsposition. Im Monatsabschluss löst die Buchhaltung sie für alle Verträge in einem Schritt auf. Dasselbe gilt auf der Kostenseite für im Voraus bezahlte Herstellerrechnungen.
Überblick für die Geschäftsleitung
Weil alle Vertragsdaten an einem Ort liegen, beantwortet Business Central Fragen, für die es heute eine eigene Auswertung braucht. Mit Power BI sehen Sie den wiederkehrenden Monatsumsatz, Kündigungsquoten und die Entwicklung Ihrer Verträge über die Zeit, direkt aus den aktuellen Daten.
Einordnung
Abonnementabrechnung oder wiederkehrende Verkaufszeilen?
Der Unterschied
Wer Business Central bereits nutzt, kennt die wiederkehrenden Verkaufszeilen. Sie erzeugen regelmässig gleiche Rechnungen für ausgewählte Kunden. Den Vertrag selbst bilden sie aber nicht im System ab. Es gibt keine Laufzeit, keine Kündigungsfrist, keine Verlängerung, keinen hinterlegten Vertragspreis und keine Verknüpfung mit dem Herstellervertrag.
Auch bei den Abgrenzungen stossen sie an Grenzen. Diese richten sich dort nach Vorlagen pro Artikel oder Konto, nicht nach dem Leistungszeitraum der einzelnen Vertragsposition. Für eine Handvoll einfacher, monatlich gleicher Rechnungen genügen die wiederkehrenden Verkaufszeilen. Sobald Laufzeiten, unterschiedliche Rhythmen, Vorauszahlungen oder Herstellerkosten ins Spiel kommen, nicht mehr.
Was kostet die Aboverwaltung in Business Central?
Keine Zusatzlizenz. Die Abonnementabrechnung ist im Standard enthalten, bereits ab der Lizenz Business Central Essentials. Die aktuellen Lizenzpreise finden Sie in unserem Kostenrechner.
Einführung
Wie läuft die Einführung?
Die Einführung ist in wenigen Wochen machbar. Der grösste Teil der Arbeit liegt am Anfang, und er betrifft drei Bereiche gleichzeitig: Verkauf, Einkauf und Finanzen. Der Verkauf kennt die Kundenverträge und ihre Konditionen. Der Einkauf kennt die Verträge mit Herstellern und Lieferanten. Die Finanzabteilung kennt die Konten, die Kostenstellen und den Monatsabschluss. Alle drei gehören von Anfang an an den Tisch.
Stammdaten überarbeiten
Was Sie wiederkehrend verrechnen, braucht in Business Central einen eigenen Artikel, der als Aboartikel eingerichtet ist, mit den passenden Vorlagen für Rhythmus, Laufzeit und Kündigungsfrist. Bestehende Artikel lassen sich dafür oft nicht einfach übernehmen. Diese Aboartikel und Vorlagen einmal sorgfältig einzurichten, lohnt sich, denn jeder spätere Vertrag baut darauf auf.
Bestehende Verträge übernehmen
Jeder laufende Vertrag wird in Business Central angelegt: der Kundenvertrag mit seinen Positionen und, beim Weiterverkauf, der zugehörige Herstellervertrag. Das geht nicht nur einzeln von Hand. Liegen die Verträge heute in einer Excel-Liste oder einem anderen System, lassen sie sich aufbereiten und gesammelt importieren. Damit die Verrechnung nahtlos weiterläuft, braucht Business Central für jeden Vertrag den aktuellen Stand, also das Datum der nächsten Rechnung und das Ende der laufenden Vertragsperiode. Von dort aus berechnet es alle weiteren Rechnungen und Termine selbst.
Ihr Partner
Nexova Dynamics führt die Abonnementabrechnung bei Ihnen ein
Nexova Dynamics führt Business Central bei Schweizer KMU ein, mit einem Team, das Business Central ebenso kennt wie Finanzen und Rechnungswesen. Bei der Übernahme Ihrer Artikel und bestehenden Verträge unterstützen wir Sie, sodass Ihre Daten aus Excel oder dem bisherigen System strukturiert nach Business Central kommen. Im Gespräch gehen wir mit Ihnen durch, wie Sie heute verrechnen, und zeigen Ihnen, was die Abonnementabrechnung in Business Central davon übernehmen kann.
FAQ
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