Lexikon
ERP-Begriffe einfach erklärt
ERP-Grundlagen
- Enterprise Resource Planning (ERP)
- Ein Software-Framework, das die wichtigsten Geschäftsprozesse eines Unternehmens (Finanzen, Logistik, Vertrieb, Personalwesen) in ein einheitliches System integriert, um Effizienz, Transparenz und Kontrolle zu verbessern.
- On-Premises-ERP
- ERP-Software, die lokal auf den Servern und der Infrastruktur eines Unternehmens installiert wird. Sie bietet hohe Anpassungsmöglichkeiten, erfordert jedoch interne Wartung.
- Cloud-ERP
- In der Cloud gehostete ERP-Systeme, die über das Internet zugänglich sind. Sie bieten flexible Skalierbarkeit, automatische Updates und geringere Anfangskosten.
- Hybrides ERP
- Eine Kombination aus On-Premises- und Cloud-ERP-Komponenten, wenn eine vollständige Cloud-Migration nicht möglich oder gewünscht ist.
- Modulare ERP-Struktur
- ERP-Systeme bestehen aus unabhängigen, aber interoperablen Modulen, die jeweils eine bestimmte Geschäftsfunktion wie Finanzen oder Lager abdecken.
- ERP-Einführung
- Der strukturierte Prozess der Implementierung von ERP-Systemen, typischerweise inklusive Planung, Anpassung, Migration, Test, Schulung und Produktivstart.
- ERP-Migration
- Die Übertragung von Daten und Prozessen von einem Altsystem auf eine neue ERP-Umgebung.
- ERP-Integration
- Die Anbindung eines ERP-Systems an Drittanbieter-Tools oder -Plattformen, um einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Systemen sicherzustellen.
- ERP-Anpassung
- Anpassung oder Erweiterung von ERP-Funktionen, um spezifische Geschäftsanforderungen über die Standardkonfiguration hinaus zu erfüllen.
Software-Tools
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Eine cloudbasierte ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie integriert Finanzmanagement, Lieferkette, Vertrieb, Projektverfolgung und Betrieb in einem zentralisierten System mit Echtzeitdaten und anpassbaren Workflows.
- Continia
- Ein Add-on für Microsoft Dynamics 365 Business Central, das dokumentbasierte Prozesse wie Rechnungsautomatisierung, Spesenmanagement und Dokumentenfreigabe optimiert. Es extrahiert Daten aus Dokumenten und verwendet vordefinierte Workflows zur Reduktion manueller Eingaben.
- SwissSalary
- Eine Lohn- und HR-Lösung, vollständig in Business Central integriert, konzipiert zur Einhaltung der schweizerischen Gesetzgebung, Steuer- und Sozialversicherungsanforderungen. Sie automatisiert Lohnabrechnung, Meldungen und Mitarbeiterverwaltung bei gleichzeitiger Datenkonsistenz.
- Tinx Shopware Connector
- Ein Business-Central-Add-on zur nahtlosen Integration von Shopware-Shops. Es synchronisiert Artikel, Lagerbestände, Preise, Kunden und Bestellungen bidirektional zwischen ERP und Webshop und ermöglicht so einen durchgängigen E-CommerceProzess ohne manuelle Doppeleingaben.
Microsoft-Tools
- Dynamics 365 Sales
- CRM-Lösung zur Verwaltung von Leads, Verkaufschancen und zur Automatisierung des Vertriebsprozesses mit integrierten Kundeninformationen und Prognosetools.
- Dynamics 365 Marketing
- Marketingautomatisierungsanwendung zur Kampagnenverwaltung, Segmentierung, E-Mail-Marketing und Lead-Nurturing, vollständig integriert in Dynamics 365 Sales.
- Dynamics 365 Customer Service
- Kundensupportlösung zur Verwaltung von Serviceanfragen, Wissensdatenbanken und Kommunikationskanälen zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
- Dynamics 365 Field Service
- Lösung zur Verwaltung von Aussendiensteinsätzen wie Terminplanung, Technikereinsatz, Asset-Tracking und mobilem Zugriff.
- Dynamics 365 Project Operations
- Kombiniert Projektmanagement, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Abrechnung – konzipiert für projektbasierte Dienstleistungsunternehmen.
- Power BI
- Ein Business-Intelligence-Tool zur Verbindung, Modellierung und Visualisierung von Daten aus verschiedenen Quellen über interaktive Dashboards und Berichte.
- Power Automate
- Ein Dienst zur Automatisierung von Workflows zwischen verschiedenen Anwendungen und Diensten ohne manuelles Eingreifen.
- Power Apps
- Eine Low-Code-Plattform zur Erstellung individueller Anwendungen, die sich mit Business Central und anderen Microsoft- oder Drittanbieterdiensten verbinden lassen.
- Azure
- Microsofts Cloud-Computing-Plattform mit Infrastruktur, Speicher und Diensten zum Hosten, Integrieren und Skalieren von Unternehmensanwendungen.
Finanzen & Buchhaltung im ERP
- Hauptbuch (G/L)
- Das zentrale Buch, in dem alle Buchungsvorgänge für die Finanzberichterstattung erfasst und kategorisiert werden.
- Kreditorenbuchhaltung (AP)
- Modul zur Verwaltung von Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, inklusive Rechnungserfassung, Freigaben und Zahlungsabwicklung.
- Debitorenbuchhaltung (AR)
- Modul zur Verwaltung von Kundenrechnungen, Zahlungsfristen und überfälligen Konten, häufig mit Mahnwesen integriert.
- Bankabgleich
- Abgleich interner Unternehmensaufzeichnungen mit Bankauszügen zur Kontrolle des Cashflows und Aufdeckung von Abweichungen.
- Anlagenbuchhaltung
- Verwaltung des Lebenszyklus von Vermögenswerten wie Gebäude, Maschinen oder Fahrzeuge, inklusive Anschaffung, Abschreibung und Veräusserung.
- Kostenrechnung
- Erfasst, analysiert und kontrolliert betriebliche Kosten zur Verbesserung finanzieller Entscheidungen.
- Fremdwährungsbuchhaltung
- Ermöglicht Buchungen in verschiedenen Währungen mit automatischer Umrechnung und Neubewertung.
- Mehrwertsteuerverwaltung
- Automatisierte Verbuchung, Abrechnung und Erstattung der Mehrwertsteuer gemäss nationalem Recht (z. B. Schweizer MWST).
- Finanzberichterstattung
- Erstellung von Berichten wie Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Cashflow auf Basis von ERP-Daten.
Lieferkette & Betrieb
- Bestandsverwaltung
- Verwaltung von Lagerbeständen, Bewegungen, Nachbestellungen und Lagerorten in Echtzeit.
- Lagerverwaltung
- Detaillierte Steuerung von Lagerprozessen wie Kommissionierung, Wareneingang und Einlagerung.
- Beschaffung
- Prozess zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bei externen Anbietern, gesteuert durch ERP-Workflows.
- Verkaufsauftragsabwicklung
- Vom Angebot bis zur Rechnung Verwaltung des gesamten Bestellprozesses inklusive Preisgestaltung, Rabatten, Lagerzuordnung und Lieferung.
- Erweiterte Lagerverwaltung
- Unterstützt komplexe Lagerprozesse wie Barcode-Scanning, Lagerplatzverwaltung, Cross-Docking und Versandintegration.
- Produktionsplanung
- Koordiniert Materialverfügbarkeit, Arbeitsaufträge und Maschinenauslastung zur Sicherstellung reibungsloser Fertigungsabläufe.
- Serien- und Chargenverfolgung
- Lückenlose Rückverfolgbarkeit von Artikeln über Serienoder Chargennummern, unterstützt Qualitäts- und Compliance-Anforderungen.
Projektmanagement & Services
- Projektbuchhaltung
- Erfasst alle projektbezogenen Transaktionen wie Zeiten, Ausgaben, Abrechnung und Budget, integriert in die Finanzbuchhaltung.
- Ressourcenplanung
- Zuweisung und Überwachung verfügbarer personeller und materieller Ressourcen über Aufgaben und Zeitachsen hinweg.
- Kalkulation von Projekten
- Ermittlung der Kosten eines Projekts basierend auf Zeit, Material und Gemeinkosten.
- Serviceverwaltung
- Organisation des After-Sales-Service, von Serviceverträgen bis zur Zuweisung von Technikern.
- Zeiterfassung
- Erfassung von Arbeitszeiten auf bestimmte Projekte oder Aufgaben im ERPSystem.
- Kapazitätsplanung
- Bewertung verfügbarer Ressourcen und Arbeitslasten zur effektiven Planung zukünftiger Aktivitäten.
- Jobwarteschlangen
- ERP-Funktion zur Automatisierung von Hintergrundprozessen wie Datenaktualisierungen oder Berichtserstellung.
Personalwesen & Lohnbuchhaltung
- Personalmanagement
- ERP-Funktion zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Rollen, Schulungen, Verträgen und Onboarding-Prozessen.
- Abwesenheits- und Zeiterfassung
- Automatisierte Erfassung von Urlaub, Krankheit und Arbeitszeit.
- Mitarbeiterstammdaten
- Zentrale Speicherung von Mitarbeiterinformationen für HR- und Lohnabrechnungsfunktionen.
- Sozialversicherungsbeiträge
- Pflichtbeiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern (z. B. AHV, ALV, BVG) im schweizerischen Lohnabrechnungssystem.
Automatisierung & Dokumentenmanagement
- Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)
- Automatisiert wiederkehrende Prozesse wie Rechnungsfreigaben oder Bestellbestätigungen zur Reduktion manueller Tätigkeiten.
- OCR (Optische Zeichenerkennung)
- Technologie zur automatisierten Datenerfassung aus Dokumenten (z. B. Rechnungen).
- Spesenmanagement
- Digitale Tools zur vereinfachten Erfassung, Freigabe und Rückerstattung von Mitarbeiterauslagen.
- Elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung)
- Erstellung, Übermittlung und Empfang strukturierter Rechnungen (z. B. XML oder PDF/A) im ERP integriert.
- Elektronische Archivierung
- Digitale Aufbewahrung von Dokumenten gemäss gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
Technik & Systemadministration
- Benutzerrollen und Berechtigungen
- Definition von Zugriffsrechten und Zuständigkeiten je Benutzer im ERP-System.
- Erweiterungen (Apps)
- Zusätzliche Funktionen zur Erweiterung von Standard-ERP-Systemen, erhältlich z. B. über AppSource.
- API-Integration
- Verbindung von ERP-Systemen mit externen Anwendungen über Programmierschnittstellen.
- Sandbox-Umgebung
- Testumgebung zur risikofreien Erprobung von Änderungen und Konfigurationen.
- System-Upgrade
- Aktualisierung der ERP-Plattform mit neuen Sicherheits-, Funktions- oder Designverbesserungen.
Sicherheit, Governance & Compliance
- Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)/Schweizer Datenschutz
- Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten, die in ERP-Systemen verarbeitet werden.
- Datenschutz-Compliance
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO oder des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG).
- MWST-Berichtswesen
- Erstellung und Übermittlung von Mehrwertsteuererklärungen basierend auf ERP-Daten.
- E-Rechnung
- Elektronischer Austausch von Rechnungsdokumenten zwischen Unternehmen, unterstützt von vielen ERP-Systemen.
- Audit-Trail
- Automatische Protokollierung aller Systemänderungen und Benutzeraktionen zur Sicherstellung von Nachvollziehbarkeit.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC)
- Zugriffsrechte basierend auf Benutzerrollen zur Wahrung von Datenschutz und Betriebssicherheit.
- Dokumentenarchivierung
- Digitale Speicherung rechtlich relevanter Dokumente für Prüfungen oder Steuerinspektionen.