Lexikon

ERP-Grundlagen

• Enterprise Resource Planning (ERP): Ein Software-Framework, das die wichtigsten Geschäftsprozesse eines Unternehmens (Finanzen, Logistik, Vertrieb, Personalwesen) in ein einheitliches System integriert, um Effizienz, Transparenz und Kontrolle zu verbessern.
• On-Premises-ERP: ERP-Software, die lokal auf den Servern und der Infrastruktur eines Unternehmens installiert wird. Sie bietet hohe Anpassungsmöglichkeiten, erfordert jedoch interne Wartung.
• Cloud-ERP: In der Cloud gehostete ERP-Systeme, die über das Internet zugänglich sind. Sie bieten flexible Skalierbarkeit, automatische Updates und geringere Anfangskosten.
• Hybrides ERP: Eine Kombination aus On-Premises- und Cloud-ERP-Komponenten, wenn eine vollständige Cloud-Migration nicht möglich oder gewünscht ist.
• Modulare ERP-Struktur: ERP-Systeme bestehen aus unabhängigen, aber interoperablen Modulen, die jeweils eine bestimmte Geschäftsfunktion wie Finanzen oder Lager abdecken.
• ERP-Einführung: Der strukturierte Prozess der Implementierung von ERP-Systemen, typischerweise inklusive Planung, Anpassung, Migration, Test, Schulung und Produktivstart.
• ERP-Migration: Die Übertragung von Daten und Prozessen von einem Altsystem auf eine neue ERP-Umgebung.
• ERP-Integration: Die Anbindung eines ERP-Systems an Drittanbieter-Tools oder -Plattformen, um einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Systemen sicherzustellen.
• ERP-Anpassung: Anpassung oder Erweiterung von ERP-Funktionen, um spezifische Geschäftsanforderungen über die Standardkonfiguration hinaus zu erfüllen.

Software-Tools

• Microsoft Dynamics 365 Business Central: Eine cloudbasierte ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Sie integriert Finanzmanagement, Lieferkette, Vertrieb, Projektverfolgung und Betrieb in einem zentralisierten System mit Echtzeitdaten und anpassbaren Workflows.
• Continia: Ein Add-on für Microsoft Dynamics 365 Business Central, das dokumentbasierte Prozesse wie Rechnungsautomatisierung, Spesenmanagement und Dokumentenfreigabe optimiert. Es extrahiert Daten aus Dokumenten und verwendet vordefinierte Workflows zur Reduktion manueller Eingaben.
• SwissSalary: Eine Lohn- und HR-Lösung, vollständig in Business Central integriert, konzipiert zur Einhaltung der schweizerischen Gesetzgebung, Steuer- und Sozialversicherungsanforderungen. Sie automatisiert Lohnabrechnung, Meldungen und Mitarbeiterverwaltung bei gleichzeitiger Datenkonsistenz.
• Tinx Shopware Connector: Ein Business-Central-Add-on zur nahtlosen Integration von Shopware-Shops. Es synchronisiert Artikel, Lagerbestände, Preise, Kunden und Bestellungen bidirektional zwischen ERP und Webshop und ermöglicht so einen durchgängigen E-CommerceProzess ohne manuelle Doppeleingaben.

Microsoft-Tools

• Dynamics 365 Sales: CRM-Lösung zur Verwaltung von Leads, Verkaufschancen und zur Automatisierung des Vertriebsprozesses mit integrierten Kundeninformationen und Prognosetools.
• Dynamics 365 Marketing: Marketingautomatisierungsanwendung zur Kampagnenverwaltung, Segmentierung, E-Mail-Marketing und Lead-Nurturing, vollständig integriert in Dynamics 365 Sales.
• Dynamics 365 Customer Service: Kundensupportlösung zur Verwaltung von Serviceanfragen, Wissensdatenbanken und Kommunikationskanälen zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
• Dynamics 365 Field Service: Lösung zur Verwaltung von Aussendiensteinsätzen wie Terminplanung, Technikereinsatz, Asset-Tracking und mobilem Zugriff.
• Dynamics 365 Project Operations: Kombiniert Projektmanagement, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Abrechnung – konzipiert für projektbasierte Dienstleistungsunternehmen.
• Power BI: Ein Business-Intelligence-Tool zur Verbindung, Modellierung und Visualisierung von Daten aus verschiedenen Quellen über interaktive Dashboards und Berichte.
• Power Automate: Ein Dienst zur Automatisierung von Workflows zwischen verschiedenen Anwendungen und Diensten ohne manuelles Eingreifen.
• Power Apps: Eine Low-Code-Plattform zur Erstellung individueller Anwendungen, die sich mit Business Central und anderen Microsoft- oder Drittanbieterdiensten verbinden lassen.
• Azure: Microsofts Cloud-Computing-Plattform mit Infrastruktur, Speicher und Diensten zum Hosten, Integrieren und Skalieren von Unternehmensanwendungen.

Finanzen & Buchhaltung im ERP

• Hauptbuch (G/L): Das zentrale Buch, in dem alle Buchungsvorgänge für die Finanzberichterstattung erfasst und kategorisiert werden.
• Kreditorenbuchhaltung (AP): Modul zur Verwaltung von Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, inklusive Rechnungserfassung, Freigaben und Zahlungsabwicklung.
• Debitorenbuchhaltung (AR): Modul zur Verwaltung von Kundenrechnungen, Zahlungsfristen und überfälligen Konten, häufig mit Mahnwesen integriert.
• Bankabgleich: Abgleich interner Unternehmensaufzeichnungen mit Bankauszügen zur Kontrolle des Cashflows und Aufdeckung von Abweichungen.
• Anlagenbuchhaltung: Verwaltung des Lebenszyklus von Vermögenswerten wie Gebäude, Maschinen oder Fahrzeuge, inklusive Anschaffung, Abschreibung und Veräusserung.
• Kostenrechnung: Erfasst, analysiert und kontrolliert betriebliche Kosten zur Verbesserung finanzieller Entscheidungen.
• Fremdwährungsbuchhaltung: Ermöglicht Buchungen in verschiedenen Währungen mit automatischer Umrechnung und Neubewertung.
• Mehrwertsteuerverwaltung: Automatisierte Verbuchung, Abrechnung und Erstattung der Mehrwertsteuer gemäss nationalem Recht (z. B. Schweizer MWST).
• Finanzberichterstattung: Erstellung von Berichten wie Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Cashflow auf Basis von ERP-Daten.

Lieferkette & Betrieb

• Bestandsverwaltung: Verwaltung von Lagerbeständen, Bewegungen, Nachbestellungen und
  Lagerorten in Echtzeit.
• Lagerverwaltung: Detaillierte Steuerung von Lagerprozessen wie Kommissionierung, Wareneingang und Einlagerung.
• Beschaffung: Prozess zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen bei externen Anbietern, gesteuert durch ERP-Workflows.
• Verkaufsauftragsabwicklung: Vom Angebot bis zur Rechnung Verwaltung des gesamten Bestellprozesses inklusive Preisgestaltung, Rabatten, Lagerzuordnung und Lieferung.
• Erweiterte Lagerverwaltung: Unterstützt komplexe Lagerprozesse wie Barcode-Scanning, Lagerplatzverwaltung, Cross-Docking und Versandintegration.
• Produktionsplanung: Koordiniert Materialverfügbarkeit, Arbeitsaufträge und Maschinenauslastung zur Sicherstellung reibungsloser Fertigungsabläufe.
• Serien- und Chargenverfolgung: Lückenlose Rückverfolgbarkeit von Artikeln über Serienoder Chargennummern, unterstützt Qualitäts- und Compliance-Anforderungen.

Projektmanagement & Services

• Projektbuchhaltung: Erfasst alle projektbezogenen Transaktionen wie Zeiten, Ausgaben, Abrechnung und Budget, integriert in die Finanzbuchhaltung.
• Ressourcenplanung: Zuweisung und Überwachung verfügbarer personeller und materieller Ressourcen über Aufgaben und Zeitachsen hinweg.
• Kalkulation von Projekten: Ermittlung der Kosten eines Projekts basierend auf Zeit, Material und Gemeinkosten.
• Serviceverwaltung: Organisation des After-Sales-Service, von Serviceverträgen bis zur Zuweisung von Technikern.
• Zeiterfassung: Erfassung von Arbeitszeiten auf bestimmte Projekte oder Aufgaben im ERPSystem.
• Kapazitätsplanung: Bewertung verfügbarer Ressourcen und Arbeitslasten zur effektiven Planung zukünftiger Aktivitäten.
• Jobwarteschlangen: ERP-Funktion zur Automatisierung von Hintergrundprozessen wie Datenaktualisierungen oder Berichtserstellung.

Personalwesen & Lohnbuchhaltung

• Personalmanagement: ERP-Funktion zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Rollen, Schulungen, Verträgen und Onboarding-Prozessen.
• Abwesenheits- und Zeiterfassung: Automatisierte Erfassung von Urlaub, Krankheit und Arbeitszeit.
• Mitarbeiterstammdaten: Zentrale Speicherung von Mitarbeiterinformationen für HR- und Lohnabrechnungsfunktionen.
• Sozialversicherungsbeiträge: Pflichtbeiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern (z. B. AHV, ALV, BVG) im schweizerischen Lohnabrechnungssystem.

Automatisierung & Dokumentenmanagement

• Geschäftsprozessautomatisierung (BPA): Automatisiert wiederkehrende Prozesse wie Rechnungsfreigaben oder Bestellbestätigungen zur Reduktion manueller Tätigkeiten.
• OCR (Optische Zeichenerkennung): Technologie zur automatisierten Datenerfassung aus Dokumenten (z. B. Rechnungen).
• Spesenmanagement: Digitale Tools zur vereinfachten Erfassung, Freigabe und Rückerstattung von Mitarbeiterauslagen.
• Elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung): Erstellung, Übermittlung und Empfang strukturierter Rechnungen (z. B. XML oder PDF/A) im ERP integriert.
• Elektronische Archivierung: Digitale Aufbewahrung von Dokumenten gemäss gesetzlichen
  Aufbewahrungspflichten.

Technik & Systemadministration

• Benutzerrollen und Berechtigungen: Definition von Zugriffsrechten und Zuständigkeiten je Benutzer im ERP-System.
• Erweiterungen (Apps): Zusätzliche Funktionen zur Erweiterung von Standard-ERP-Systemen, erhältlich z. B. über AppSource.
• API-Integration: Verbindung von ERP-Systemen mit externen Anwendungen über Programmierschnittstellen.
• Sandbox-Umgebung: Testumgebung zur risikofreien Erprobung von Änderungen und Konfigurationen.
• System-Upgrade: Aktualisierung der ERP-Plattform mit neuen Sicherheits-, Funktions- oder Designverbesserungen.

Sicherheit, Governance & Compliance

• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)/Schweizer Datenschutz: Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten, die in ERP-Systemen verarbeitet werden.
• Datenschutz-Compliance: Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO oder des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG).
• MWST-Berichtswesen: Erstellung und Übermittlung von Mehrwertsteuererklärungen basierend auf ERP-Daten.
• E-Rechnung: Elektronischer Austausch von Rechnungsdokumenten zwischen Unternehmen, unterstützt von vielen ERP-Systemen.
• Audit-Trail: Automatische Protokollierung aller Systemänderungen und Benutzeraktionen zur Sicherstellung von Nachvollziehbarkeit.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC): Zugriffsrechte basierend auf Benutzerrollen zur Wahrung von Datenschutz und Betriebssicherheit.
• Dokumentenarchivierung: Digitale Speicherung rechtlich relevanter Dokumente für Prüfungen oder Steuerinspektionen.