Microsoft Dynamics 365 Business Central: Gute ERP-Lösung für Vereine & NGOs?
In vielen Vereinen und NGOs finden täglich zahlreiche Prozesse gleichzeitig statt. Neue Mitglieder sowie Spender kommen hinzu, Informationen verändern sich und Unternehmen müssen viele Geldeingänge und Ausgänge erfassen. Dies bedeutet nicht nur eine Menge Arbeit, sondern bindet auch wertvolle Ressourcen.
Denn während Excel für die Erfassung der Daten bei kleinen Vereinen und NGOs zu Beginn noch funktionieren kann, stösst es mit der Zeit an seine Grenzen. Kann Microsoft Dynamics 365 Business Central hier für mehr Produktivität und Transparenz sorgen? Von welchen Funktionen können Unternehmen profitieren und wann sollten Sie auf das ERP-System setzen? Wir gehen diesen Fragen in diesem Artikel auf den Grund!
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Highlights
- Mit Business Central, einer ERP-Lösung von Microsoft, optimieren NGOs ihre Abläufe
- Das Automatisieren von Prozessen führt zu mehr Effizienz und Zeitersparnis in NGOs
- Mitglieder, Spenden und Budgets lassen sich mühelos auf einer Plattform verwalten
- Die Integration mit anderen Microsoft-Services bietet maximale Flexibilität
- Unterstützung durch umfangreiche Reportings für Transparenz gegenüber Förderern
Inhalt
- Microsoft Dynamics 365 Business Central: Gute ERP-Lösung für Vereine & NGOs?
- Highlights & Inhalt
- Was ist Microsoft Dynamics 365 Business Central?
- Mit welchen Problemen haben Vereine und NGOs bei der Digitalisierung zu kämpfen?
- Welche spezifischen Anforderungen haben Vereine und NGOs an ein ERP-System?
- Kann Microsoft Dynamics 365 Business Central diese Anforderungen erfüllen?
- Vor- und Nachteile von Microsoft Dynamics 365 Business Central speziell für Vereine und NGOs
- Alternativen zu Microsoft Dynamics 365 Business Central für Vereine und NGOs
- Wann ist Dynamics 365 Business Central für Ihre NGO oder Ihren Verein geeignet?
- Mit Nexova Dynamics zur optimalen ERP-Lösung für Ihr Unternehmen
- FAQ
Was ist Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Business Central (BC) ist eine Enterprise-Ressource-Planning-Lösung (ERP). Sie hilft Unternehmen, Vereinen und Nonprofit-Organisationen, Geschäftsprozesse effizient zu steuern und zu verwalten. Dabei unterstützt das ERP-System in verschiedenen Geschäftsbereichen, unter anderem: bei den Finanzen, im Vertrieb, im Lager, Einkauf sowie Verkauf oder beim Management von Kunden und Daten.
Non-Profit-Organisationen und Vereine können dieses nutzen, um Mitglieder oder Spendengelder zu verwalten, Gelder zu planen oder Reportings zu erstellen. Denn Microsoft Dynamics 365 Business Central ist zugleich eine clevere Buchhaltungslösung, die eben noch einiges mehr kann als eine klassische Buchhaltungssoftware. Sie können damit beispielsweise auch Abläufe automatisieren (z. B. E-Mail-Versand) sowie Dateien digitalisieren und Projekte planen.
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Mit welchen Problemen haben Vereine und NGOs bei der Digitalisierung zu kämpfen?
Partner, Kunden, Mitglieder und andere Institutionen fordern immer mehr Transparenz und konkrete Daten der Non-Profit-Organisationen. Gleichzeitig wächst die Dichte und die Menge der Informationen deutlich an. Dies erschwert zunehmend die Verwaltung, bringt Prozesse zum Stocken und bindet wertvolle Zeit, Mittel und Personal in Teams. Unternehmen aus sämtlichen Branchen springen daher auf den Zug der Digitalisierung auf, der immerzu neue Technologien, Apps und Lösungen bietet. Bei Vereinen und NGOs kann es hier jedoch zu Herausforderungen kommen.
Bisherige Digitalisierungsversuche, etwa mit Excel oder individuellen Tools, kommen heute an ihre Grenzen. Denn die Auswertung ist mühsam und Prognosen nur schwer zu erstellen. Oft fehlt es an aussagekräftigen Reportings, Schnittstellen oder Funktionen. Sogar die Übersicht über Spendengelder, Mitglieder und die letzten Kontakte kann aus dem Blickfeld verschwinden. Und die Skalierbarkeit? Die ist damit ebenfalls nicht gegeben. Gleichzeitig sind Softwarelösungen und Integrationen, welche bei der Bewältigung dieser Probleme helfen, jedoch meist sehr kostenintensiv.
Viele Vereine und Non-Profit-Unternehmen können sich aufwendige ERP-Systeme, Buchhaltungsprogramme und individuell entwickelte Programme weder leisten noch sind diese für sie rentabel. Genau hier kommt Business Central von Microsoft 365 ins Spiel. Das ERP-System mit unterschiedlichen Apps lässt sich optimal auf die Anforderungen von Vereinen und NGOs zuschneiden, damit die Digitalisierung für sie voranschreiten kann.
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Welche spezifischen Anforderungen haben Vereine und NGOs an ein ERP-System?
Vereine und NGOs benötigen ein System, das bei folgenden Aufgaben unterstützt:
- Verwaltung von Mitgliedern, Spendern oder Partnern
- Spenden- und Beitragsmanagement
- Budgetplanung, Finanzverwaltung und Unterstützung bei der Vorbereitung von Fundraising
- Analysen, Berichte und Auswertungen für Transparenz gegenüber Mitgliedern, Partnern und Förderern
- Projektmanagement und Aufgabenverteilung
- Integration weiterer Systeme (z. B. Microsoft 365, Azure, andere Tools)
- Schnittstellen zu Projektpartnern
- E-Mail-Funktion für Newsletterversand
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Kann Microsoft Dynamics 365 Business Central diese Anforderungen erfüllen?
Ja, Microsoft BC kann sowohl die Anforderungen von Vereinen als auch von NGOs erfüllen. Denn die Funktionen des Systems helfen bei der Verwaltung der Kontakte, beim Festhalten und Nachverfolgen von Geldströmen, Spenden und von Beiträgen. Die Buchhaltung und das Finanzmanagement sind absolut transparent. Dadurch können Sie jederzeit die Herkunft von Geldern und deren Verwendung nachweisen – in Echtzeit!
Erstellen Sie mit nur wenigen Klicks aussagekräftige Reportings und Auswertungen. Mit diesen können Sie Förderern und Mitgliedern einen Überblick geben oder Projekte und Entscheidungen begründen. Darüber hinaus haben Sie mit Microsoft BC ein System, das sehr anpassungsfähig ist und sich problemlos mit Teams, Sharepoint und anderen Anwendungen koppeln lässt. Über Schnittstellen können Sie zudem einfacher mit Projektpartnern zusammenarbeiten.
Ein weiterer Bonus? Definieren Sie Kennzahlen und optimieren Sie kleine und grosse Prozesse! Schliesslich dürfen auch Vereine Kennzahlen wie Liquidität, Anzahl an Mitgliedern usw. nicht aus den Augen verlieren. Microsoft BC analysiert wichtige Kennzahlen im Betrieb, sorgt für Transparenz und hilft bei der Steigerung der Kennzahlen. Unter anderem können Sie es daher nutzen, um den Cashflow zu optimieren. Sie können aber auch kleinere Aufgaben automatisieren. Etwa das Versenden einer E-Mail mit einem Dankeschön an einen Förderer, das Verschicken eines Beleges oder aber den Versand von Newslettern.
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Vor- und Nachteile von Microsoft Dynamics 365 Business Central speziell für Vereine und NGOs
Microsoft 365 Dynamics BC
- Reportings und Analysen: Die gesammelten Daten können Non-Profit-Organisationen helfen, wichtige Entscheidungen zu treffen. Microsoft BC übernimmt zuverlässig die Datenanalyse und kann Trends und Empfehlungen geben. Sie verlieren ausserdem die Kennzahlen und Trends nicht aus dem Blick und sorgen für eine hohe Transparenz.
- Integrationsmöglichkeiten: Microsoft BC lässt sich problemlos mit sämtlichen anderen Microsoft-Services nutzen und vernetzen. Bearbeiten Sie etwa im Team Dateien, bleiben Sie mobil arbeitsfähig durch Apps oder buchen Sie weitere Services hinzu. Je nach Unternehmen können etwa Dynamics 365 Sales oder Microsoft 365 Business Premium eine sinnvolle Erweiterung darstellen. Mit Microsoft Dynamics haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Vorgänge in einer ERP- und CRM-Lösung zusammenlaufen zu lassen.
- Übersichtliche Benutzeroberfläche: Microsoft BC ist einfach zu bedienen und die Funktionen erleichtern das Arbeiten für sämtliche Benutzer – sowohl in den Apps als auch im System. Steuern Sie, welche Benutzer Zugriff auf welche Informationen haben, damit Teams effizient arbeiten können.
- Skalierbarkeit: Wenn Ihre Organisation oder der Verein wächst, müssen oft neue Ansätze und Systeme her. Ein ERP-System wächst jedoch mit und Sie können es gut an neue Situationen anpassen.
- Effizienzsteigerung: Transparenz, Echtzeitdaten und die Automatisierung der Buchhaltung und anderer Vorgänge steigern Ihre Effizienz. Denn der manuelle Aufwand sinkt und damit auch das Risiko von Fehlern.
- Support: Für Microsoft 365 BC und andere Tools stellt das Unternehmen einen guten Support und viele ausführliche Anleitungen zur Verfügung. Sie finden dadurch schneller Lösungen für mögliche Probleme – auch durch uns!
- Gesamtlösung: Die Buchhaltungssoftwarelösung von Microsoft Dynamics 365 kann mehr als eine herkömmliche Softwarelösung. Es ist eine optimale All-In-One-Lösung, mit der Sie verschiedene Geschäftsbereiche steuern können.
- Anfangsinvestitionen: Auch wenn Microsoft BC günstiger ist als andere aufwendige ERP-Systeme, müssen Sie doch mit unterschiedlich hohen Ausgaben für die Implementation rechnen. In unserem Blogbeitrag erklären wir Ihnen die Kosten im Detail. Bedenken Sie jedoch, dass einige Kosten dadurch langfristig sinken.
- Schulungsaufwand: Um das grösste Potenzial aus einer Softwarelösung oder einem neuen System herauszuholen, muss man mit diesem vertraut sein. Nicht anders ist es bei Microsoft 365 BC. Bevor Sie damit durchstarten können, sollten Sie alle Mitarbeiter und Teams mit den Funktionen vertraut machen.
- Anpassungsaufwand: Eine Standardlösung oder individuelle Lösung? Je nach vorherigem System und der Softwareentwicklung ist eine Anpassung an das System notwendig, damit alle Schnittstellen nahtlos ineinandergreifen.
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Alternativen zu Microsoft Dynamics 365 Business Central für Vereine und NGOs
Microsoft 365 bietet eine umfassende Lösung, die unterschiedliche Geschäftsbereiche erfolgreich abdeckt. Doch es gibt unter Umständen auch andere Alternativen: Buchhaltungsprogramme. Wir stellen Ihnen in einem anderen Beitrag daher 10 Buchhaltungsprogramme vor. Bedenken Sie jedoch, dass Sie mit einer Buchhaltungssoftware nur das Finanzmanagement abdecken können. Für alle anderen Anforderungen wie das Mitgliedermanagement, Mailversand, Projektmanagement usw. benötigen Sie dann separate einzelne Lösungen.
Auch ein ERP hat seine Vor- und Nachteile. Einer der grössten Vorteile liegt darin, dass Sie statt mehrerer Einzellösungen eine Gesamtlösung an der Hand haben.
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Wann ist Dynamics 365 Business Central für Ihre NGO oder Ihren Verein geeignet?
Einzelnes Buchhaltungsprogramm bzw. eine Buchhaltungssoftware oder eine umfassende Lösung durch Microsoft BC? Die Antwort hängt von vielen Faktoren ab und sollte wohlüberlegt sein.
Dabei sollten Sie sich auch mit folgenden Fragen auseinandersetzen:
- Arbeiten Sie in mehreren isolierten Systemen und sehen sich mit einzelnen Dateninseln konfrontiert?
- Benötigen Sie Auswertungen und Reportings, die auf Echtzeitdaten basieren?
- Gibt es komplexe Geschäftsprozesse, die nahtlos ineinandergreifen sollen?
- Arbeiten Sie mit mehreren Geschäftspartnern zusammen, zu denen Sie Schnittstellen benötigen?
- Möchten Sie mit dem System Aufgaben und Vorgänge automatisieren?
Können Sie mehrere der Punkte bejahen, kann die Implementierung eines ERP-Systems durchaus Sinn ergeben. Sind Sie sich noch immer unsicher, ob die Dynamics 365-Buchhaltungssoftware das Richtige für Sie ist? Dann wenden Sie sich an uns! In einem Beratungsgespräch klären wir, wie eine optimale Lösung für Sie aussehen kann.
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Mit Nexova Dynamics zur optimalen ERP-Lösung für Ihr Unternehmen
Möchten Sie ein ERP-System einführen, ein bestehendes System optimieren, oder ziehen Sie dies in Erwägung? Unsere Experten von Nexova Dynamics unterstützen Sie dabei! Mit dem Fokus auf Ihre Bedürfnisse, Ihr Budget und Ihren Erfolg finden wir gemeinsam die optimale Lösung, die zu Ihnen passt. Dabei begleiten wir Sie vom ersten Konzept bis hin zur Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Sie wünschen zudem eine Schulung für einen perfekten Start? Auch diese stellen wir gerne für Sie auf die Beine!
Wir helfen Ihnen, Risiken zu reduzieren, häufige Fehler zu vermeiden und erfolgreich eine skalierbare Lösung auf die Beine zu stellen. Buchen Sie einfach ein unverbindliches Beratungsgespräch und stellen Sie sich zukunftssicher auf!
FAQ
Antworten auf einen Klick
Wie profitieren Vereine und NGOs von Microsoft Dynamics 365 Business Central?
Vereine, Stiftungen und Organisationen aus dem Nonprofit-Bereich können mit dem ERP-System Geschäftsprozesse automatisieren und den manuellen Aufwand senken. Sowohl die Buchhaltung als auch das Managen von Förderern, Partnern und von verschiedenen Projekten ist Ihnen damit möglich. Denn durch Microsoft Dynamics 365 Business Central erhalten Sie Echtzeitdaten, Analysen und Reportings, durch die Sie Transparenz und eine Kennzahlenübersicht erhalten. Vereinsmitglieder kontaktieren, Datensätze verwalten oder Fördergelder nachverfolgen? All dies ist mit wenigen Klicks möglich.
Ist Microsoft Business Central für Vereine und Non-Profit-Organisationen kostenlos?
Nein, Business Central ist ein kostenpflichtiges System, das sich im Alltag von Non-Profit-Organisationen jedoch bezahlt macht. Zwar können gemeinnützige Organisationen auf Spendenbasis für Microsoft 365 Business Premium und Standard Zuschüsse erhalten, Business Central Lizenzen sind in diesen Leistungen jedoch nicht enthalten. Dieses müssen Sie kostenpflichtig kaufen, um eine All-in-one-Lösung zu erhalten. Die Kosten hängen von der Anzahl der Benutzer mit Zugriff und vom Abonnement ab (z. B. Monats- oder Jahresabonnement).
Wie wird Microsoft Dynamics 365 Business Central bereitgestellt?
Entscheiden Sie sich für Microsoft Dynamics 365 Business Central als Buchhaltungslösung, können wir Ihnen zwei Lösungen bereitstellen. Sie haben die Wahl zwischen einer SaaS-Lösung über die Cloud oder einer lokalen Installation (on-premises). Wir beraten Sie gerne, welche der Lösungen zu Ihrem Unternehmen oder Non-Profit-Verein passt.