Microsoft Dynamics 365 Business Central: Cloud vs. On-Premises

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine umfassende Enterprise-Resource-Planning-Lösung (ERP), die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) entwickelt wurde. Sie hilft Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse wie Finanzen, Vertrieb, Einkauf und Lagerverwaltung effizient zu steuern – alles in einer Plattform.

Business Central bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und lässt sich flexibel an die spezifischen Bedürfnisse von Schweizer Unternehmen anpassen. Es unterstützt lokale Anforderungen wie die Schweizer Mehrwertsteuer (MwSt.) und erfüllt strenge Datenschutzbestimmungen. Egal ob ein Unternehmen wächst oder neue Anforderungen auftreten – das System passt sich an, ohne dabei kompliziert zu sein.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Business Central zu nutzen: Als Software-as-a-Service (SaaS) oder als lokale Installation (On-Premises). Jede Variante hat Vor- und Nachteile. Welche die beste Wahl für Ihr Unternehmen ist, hängt davon ab, was Sie langfristig brauchen – einfache Bedienung und automatische Updates oder volle Kontrolle über Ihre Daten.

Welche Bereitstellungsoptionen gibt es?

Bei der Cloud-Version wird alles von Microsoft gehostet. Sie greifen über den Browser auf die Software zu, brauchen sich um nichts Technisches kümmern und zahlen eine monatliche oder jährliche Gebühr. Updates, Wartung und Sicherheit übernimmt Microsoft – Sie können sich voll und ganz auf Ihr Geschäft konzentrieren.

Die On-Premises-Version installieren Sie auf Ihren eigenen Servern. Einmal bezahlt, gehört die Software Ihnen. Allerdings sind Sie selbst verantwortlich für Updates, Sicherheit und Wartung. Diese Option gibt Ihnen volle Kontrolle, erfordert aber mehr IT-Ressourcen.

Was sind die Vor- und Nachteile der Cloud- und On-Premises-Lösungen?

Vorteile der Cloud-Lösung

• Zugänglichkeit und Mobilität: Sie können von überall aus auf die Software zugreifen – egal ob am PC, Tablet oder Smartphone, solange eine Internetverbindung besteht.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Benutzerlizenzen und Ressourcen lassen sich schnell anpassen, je nachdem, wie sich Ihre Geschäftsanforderungen ändern.
• Automatische Updates: Immer auf dem neuesten Stand – Sie erhalten automatisch die neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates, ohne selbst aktiv werden zu müssen.
• Niedrigere Anfangskosten: Keine Investition in teure Server-Hardware oder IT-Infrastruktur notwendig.
• Geringere IT-Belastung: Microsoft übernimmt Wartung, Updates und Sicherheitsmaßnahmen, sodass Ihr IT-Team entlastet wird.
• Nahtlose Integration: Lässt sich problemlos mit anderen Microsoft-Produkten wie Office 365 oder der Power Platform verbinden.
• Hohe Sicherheitsstandards: Microsoft investiert stark in die Sicherheit und den Schutz Ihrer Daten.

Nachteile der Cloud-Lösung

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten: Für sehr spezielle Geschäftsanforderungen bietet die Cloud-Lösung möglicherweise weniger Flexibilität als eine lokale Installation.
• Abhängigkeit vom Internet: Eine stabile Internetverbindung ist zwingend erforderlich, um auf das System zugreifen zu können.
• Datenkontrolle: Die Daten werden auf Microsoft-Servern gespeichert, was bei einigen Unternehmen Bedenken auslösen könnte.
• Langfristige Kosten: Im Laufe der Jahre können die monatlichen oder jährlichen Abogebühren die Gesamtkosten in die Höhe treiben.

Vorteile von Business Central On-Premises

• Volle Kontrolle und Anpassung: Sie haben die vollständige Kontrolle über Ihre Daten, die Infrastruktur und können die Software genau auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden.
• Datensicherheit: Da die Daten lokal gespeichert werden, haben Sie das Gefühl, mehr Kontrolle über die Sicherheit zu haben.
• Keine Internetabhängigkeit: Der Zugriff auf das System ist nicht von einer Internetverbindung abhängig – ideal, wenn Sie in einem Gebiet mit instabilem Internet arbeiten.
• Mögliche langfristige Kosteneinsparungen: Nach der einmaligen Anschaffung der Lizenz fallen keine wiederkehrenden Gebühren an.

Nachteile von Business Central On-Premise

• Hohe Anfangsinvestitionen: Die Anschaffung von Server-Hardware, Softwarelizenzen und IT-Infrastruktur kann kostspielig sein.
• Wartung und Updates: Sie benötigen entweder internes IT-Personal oder externe Unterstützung, um das System zu pflegen und zu aktualisieren.
• Begrenzte Skalierbarkeit: Um das System zu erweitern, müssen Sie zusätzliche Hardware anschaffen, was zeit- und kostenintensiv sein kann.
• Eingeschränkte Zugänglichkeit: Der Zugriff auf das System ist oft nur innerhalb des lokalen Netzwerks möglich, was die Flexibilität einschränkt.
• Integrationshürden: Die Einbindung von Cloud-Diensten wie Office 365 kann zusätzliche Konfigurationen und Aufwand erfordern.

Was wichtig ist: Entscheidungsfaktoren für Cloud oder On-Premise bei Business Central

Im Folgenden wollen wir einige Punkte herausgreifen und detaillierter beleuchten.

Wie sicher ist Business Central?

Business Central in der Cloud wird auf Microsoft Azure gehostet, einer Plattform, die für ihre hohen Sicherheitsstandards bekannt ist. Zu den Sicherheitsfunktionen gehören unter anderem Datenverschlüsselung, strikte Zugriffskontrollen und regelmässige Backups. Unternehmen profitieren zudem von der Einhaltung internationaler Standards wie der DSGVO und ISO 27001, was ein hohes Mass an Datensicherheit und Compliance garantiert. Microsoft investiert laufend in die Verbesserung der Sicherheit, sodass auch neue Bedrohungen zeitnah abgewehrt werden können.

Bei der On-Premises-Variante liegt die Verantwortung für die Sicherheit vollständig beim Unternehmen. Das bedeutet, dass eigene Massnahmen wie Firewalls, Antivirus-Software und strikte Zugriffskontrollen implementiert und regelmässig aktualisiert werden müssen. Die Herausforderung besteht darin, stets mit den sich wandelnden Bedrohungen Schritt zu halten, was zusätzlichen Aufwand und IT-Ressourcen erfordert. Während Sie volle Kontrolle über Ihre Daten haben, kann die Komplexität der Sicherheitsmassnahmen schnell ansteigen.

Wie leistungsfähig und verfügbar ist Business Central?

Microsoft garantiert eine hohe Verfügbarkeit von Business Central in der Cloud. Azure-Rechenzentren bieten eine garantierte Verfügbarkeit durch Service Level Agreements (SLAs), die eine sehr geringe Ausfallzeit sicherstellen. In der Praxis bedeutet das, dass Sie sich auf eine stabile Leistung verlassen können – vorausgesetzt, Ihre Internetverbindung ist zuverlässig. Die Leistung des Systems hängt stark von der Qualität der Verbindung ab. Eine langsame oder instabile Internetverbindung kann die Benutzererfahrung beeinträchtigen, während eine schnelle Verbindung ein reibungsloses Arbeiten ermöglicht.

Die Leistung der On-Premises-Version hängt vollständig von der firmeneigenen IT-Infrastruktur ab. Die Auswahl und Wartung der Server-Hardware spielt eine entscheidende Rolle für die Geschwindigkeit und Verfügbarkeit des Systems. Bei schlechter Hardware oder unzureichender Wartung können Leistungseinbussen und Ausfälle auftreten. Die Verantwortung für die Sicherstellung der Systemverfügbarkeit und das regelmässige Erstellen von Backups liegt ebenfalls beim Unternehmen.

Welche Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten gibt es?

Die Cloud-Version von Business Central bietet zahlreiche Anpassungs- und Integrationsmöglichkeiten durch die Nutzung von Erweiterungen und Apps, die über Microsoft AppSource verfügbar sind. Diese Erweiterungen erlauben es, die Funktionalitäten des Systems an spezielle Geschäftsanforderungen anzupassen. Allerdings gibt es gewisse Einschränkungen, wenn es darum geht, den Code der Software anzupassen. Ein Vorteil der Cloud-Lösung ist die nahtlose Integration mit anderen Microsoft-Diensten wie Office 365 oder der Power Platform, was Arbeitsprozesse effizienter macht.

Die On-Premises-Version bietet grössere Freiheiten, den Code zu verändern und massgeschneiderte Lösungen zu entwickeln. Diese Flexibilität erfordert jedoch oft spezialisierte Entwicklerressourcen, was zusätzliche Kosten und Komplexität mit sich bringen kann. Die Integration mit Cloud-Diensten wie Office 365 oder Azure kann bei der lokalen Installation herausfordernder sein, da zusätzliche Konfigurationen erforderlich sind.

Wie aufwendig ist die Implementierung?

Die Implementierung der Cloud-Version ist in der Regel schneller, da viele Voreinstellungen bereits von Microsoft bereitgestellt werden und die Infrastruktur automatisch gemanagt wird. Die tatsächliche Implementierungszeit hängt von Faktoren wie der Datenmigration, den gewünschten Anpassungen und der Schulung der Mitarbeiter ab. In vielen Fällen kann die Cloud-Lösung innerhalb weniger Wochen betriebsbereit sein.

Die On-Premises-Implementierung dauert in der Regel länger. Neben der Installation der Software müssen auch Server eingerichtet und angepasst werden. Hinzu kommt der Aufwand für mögliche Anpassungen und die Integration in bestehende Systeme. Für eine erfolgreiche Implementierung sind umfangreiche IT-Ressourcen und sorgfältiges Projektmanagement erforderlich. Die Implementierungszeit kann hier deutlich länger ausfallen als bei der Cloud-Version.

Wie zukunftssicher ist die Lösung?

Die Cloud-Variante von Business Central profitiert von automatischen Updates, wodurch Sie immer Zugriff auf die neuesten Funktionen und Technologien haben. Microsoft investiert kontinuierlich in die Weiterentwicklung der Cloud-Dienste und sorgt dafür, dass Business Central mit Innovationen Schritt hält. Ein weiterer Vorteil der Cloud ist ihre Skalierbarkeit – bei wachsendem Bedarf können Ressourcen und Nutzerzahlen problemlos erweitert werden, ohne dass umfangreiche Änderungen an der Infrastruktur notwendig sind.

Die On-Premises-Version stellt hinsichtlich der Zukunftssicherheit eine grössere Herausforderung dar. Die Verantwortung für regelmässige Updates und die Einhaltung der neuesten Sicherheitsstandards liegt beim Unternehmen selbst. Zudem kann es nötig sein, in der Zukunft Hardware-Upgrades vorzunehmen oder sogar zu einer neuen Softwareversion zu migrieren, um mit den aktuellen Technologien Schritt zu halten. Dies erfordert langfristige Planung und Investitionen.

Welche Entscheidungskriterien sind wichtig?

• Geschäftsanforderungen und Unternehmensgrösse: Überlegen Sie, wie komplex Ihre Geschäftsprozesse sind, wie viele Nutzer das System benötigen und wie sich Ihr Unternehmen in den nächsten Jahren entwickeln könnte. Kleine Unternehmen mit wenigen Nutzern und einfachen Prozessen profitieren möglicherweise von der Cloud, während grössere Unternehmen mit spezifischen Anforderungen eine massgeschneiderte On-Premises-Variante bevorzugen könnten.
• Budget: Vergleichen Sie die Anfangsinvestitionen und laufenden Kosten. Die Cloud bietet niedrigere Einstiegskosten und planbare monatliche Gebühren, während On-Premises höhere Anfangskosten, aber langfristig geringere laufende Ausgaben haben kann.
• IT-Infrastruktur und Ressourcen: Verfügt Ihr Unternehmen über eine starke interne IT-Abteilung, die die Wartung einer On-Premises-Lösung übernehmen kann? Wenn nicht, könnte die Cloud-Lösung, bei der Microsoft die technische Verwaltung übernimmt, die bessere Wahl sein.
• Sicherheitsanforderungen: Bestimmen Sie, wie viel Kontrolle und Sicherheit Sie für Ihre Daten benötigen. Während die Cloud starke Sicherheitsmassnahmen bietet, bevorzugen einige Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Daten, die eine On-Premises-Lösung ermöglicht.
• Anpassungsbedarf: Falls Ihr Unternehmen spezielle Geschäftsprozesse hat, die eine individuelle Anpassung der Software erfordern, sollten Sie prüfen, ob die Cloud-Lösung genügend Flexibilität bietet oder ob die On-Premises-Version die bessere Wahl ist, da sie umfangreichere Anpassungsmöglichkeiten bietet.
• Integrationsanforderungen: Überlegen Sie, ob das System mit bestehenden Lösungen, Cloud-Diensten oder anderen Microsoft-Produkten integriert werden muss. Die Cloud-Variante bietet oft einfachere Integrationsmöglichkeiten, insbesondere mit anderen Microsoft-Cloud-Produkten wie Office 365.
• Zukünftiges Wachstum und Skalierbarkeit: Entscheiden Sie, wie gut die Lösung mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Die Cloud bietet hier grössere Flexibilität, da sie schnell an wachsende Anforderungen angepasst werden kann, während On-Premises-Lösungen häufig Hardware-Upgrades und zusätzliche Investitionen erfordern.

Cloud oder On-Premises: Welche Lösung ist die richtige für Ihr Unternehmen?

Cloud und On-Premises bieten unterschiedliche Vorteile, je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Die Cloud punktet mit einfacher Skalierbarkeit, automatischen Updates und geringeren Einstiegskosten, während die On-Premises-Variante mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten bietet, allerdings höhere Anfangsinvestitionen und einen höheren Wartungsaufwand erfordert.

Die beste Wahl hängt von Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen ab. Faktoren wie Budget, IT-Ressourcen, Anpassungsbedarf und zukünftiges Wachstum sollten sorgfältig abgewogen werden, um die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.