Microsoft Dynamics 365 Business Central für Alten- und Pflegeheime: Lohnt sich die ERP-Lösung für Ihre Einrichtung?

In der Pflegebranche und im Gesundheitswesen steht die Arbeit mit Menschen und ihrer Gesundheit im Vordergrund. Gleichzeitig müssen die Einrichtungen jedoch ihre Kosten im Blick behalten, Regularien erfüllen und ihrer Dokumentationspflicht nachkommen. Ein Spagat, bei dem die Digitalisierung zum Glück unter die Arme greifen kann.

ERP-Systeme unterstützen Altenheime und Pflegeeinrichtungen dabei, gesetzlichen Regularien nachzukommen, ihre Kosten, Prozesse und sämtliche Informationen zu verwalten. Ist Microsoft Dynamics 365 Business Central das richtige ERP-System für Ihre Einrichtung? Wir klären diese Frage und nehmen Funktionen sowie Vorteile unter die Lupe.

Microsoft Dynamics 365 Business Central – was ist das?

Dynamics 365 Business Central von Microsoft ist ein ERP-System, das Unternehmen sowohl in einer Cloud als auch on-premise nutzen können. Die Enterprise-Ressource-Planning-Lösung gilt heutzutage als entscheidendes Werkzeug für Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen, um die Geschäftsprozesse zu optimieren und effizient zu gestalten.

Anstelle separater Softwarelösungen stellt das ERP-System von Microsoft eine All-in-one-Lösung dar. Buchhaltung, Personalplanung, Warenwirtschaft, Berichtwesen, Stammdaten und andere Geschäftsbereiche lassen sich bequem aus dieser heraus steuern. Das Ziel? Kosten senken, Transparenz herstellen, Prozesse automatisieren und die Effizienz steigern.

Welche Anforderungen muss ein ERP-System im Pflege- und Altenheimbereich erfüllen?

Jede Branche hat gewisse Bedürfnisse und Ansprüche an ein ERP-System. Arbeiten Sie in einem Pflege- oder Altenheim? Dann sollten Sie immer prüfen, ob eine ERP-Lösung Sie bei folgenden Aufgaben unterstützen kann:

• Bewohnerverwaltung
• Personaleinsatzplanung und Zeiterfassung
• Abrechnungsmanagement mit Kostenträgern
• Lager- und Materialwirtschaft
• Finanzbuchhaltung
• Controlling
• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
• Berichtwesen

Erfüllt Microsoft Dynamics 365 Business Central diese speziellen Anforderungen?

Mit einem Blick auf die Funktionen des ERP-Systems von Microsoft ist die Antwort klar. Ja, Dynamics 365 Business Central kann Alten- und Pflegeheime bei täglich anfallenden Geschäftsprozessen und Aufgaben unter die Arme greifen. Denn Funktionen, welche die Branche benötigt, lassen sich mit Business Central abdecken oder durch Module/Integrationen einfach einführen.

Zu den Funktionen zählen unter anderem:

• Stammdatenpflege: In Business Central von Microsoft können Sie Stammdaten verwalten und pflegen. Sie können etwa Informationen zu den Bewohnern der Einrichtung, deren Betreuung und dazugehörige Dokumente sowie Informationen managen. Die Daten sind stets aktuell, Sie vermeiden doppelte Datensätze oder unterschiedliche Stände der Datensätze durch verschiedene Systeme. Rufen Sie Informationen zu Medikamentengaben, Untersuchungen oder Anträgen auf und verwalten Sie wichtige Angaben.
• Personalmanagement: Erfassen Sie Ihre Mitarbeiter, Arbeitszeiten, vertrauliche Informationen, Qualifikationen, Verträge und Abwesenheitszeiten in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Sie können so den Personaleinsatz besser planen und verwalten, damit immer genügend Mitarbeiter im Alten- oder Pflegeheim bereitstehen. Mit einer Modulerweiterung können Sie sogar aufwendige digitale Personaleinsatzpläne erstellen lassen.
• Buchhaltung und Abrechnungsmanagement: Alten- und Pflegeheime müssen unterschiedliche Geldströme steuern. Die ERP-Lösung Business Central hilft Ihnen, diese transparent und korrekt zu erfassen, zu verwalten und zu planen. Dazu gehört etwa die Rechnungserstellung, Erfassung von Geldströmen, die Abrechnung zu Krankenkassen sowie anderen Kostenträgern. Dadurch können Sie Fehler minimieren, die Effizienz steigern und den Cashflow optimieren. Schnittstellen zu Kostenträgern ermöglichen automatisierte Prozesse, sodass den Mitarbeitern in Alten- und Pflegeheimen mehr Zeit für die Arbeit mit Menschen bleibt.
• Controlling: Durch Microsoft Business Central haben Sie nicht nur Zugriff auf historische Daten, sondern auch auf Echtzeitdaten. Behalten Sie wichtige Kennzahlen im Blick und führen Sie relevante Analysen durch, die als Entscheidungsgrundlage für Massnahmen dienen können. Verfolgen Sie Prozesse in Echtzeit, um diese jederzeit zu optimieren und nach Bedarf Ihrer Einrichtung anzupassen.
• Materialwirtschaft: Natürlich haben Altenheime und Pflegeeinrichtungen keine grossen Lager, wie ein Logistikunternehmen. Dennoch ist auch die effiziente Lagerverwaltung eines kleinen Materialraums entscheidend. Insbesondere, wenn es darum geht, genügend Medikamente, Verbrauchsmaterialien und Hygieneartikel für die Bewohner parat zu haben. Microsoft Dynamics 365 Business Central hilft Einrichtungen, die Materialwirtschaft zu optimieren, den optimalen Lagerbestand zu ermitteln und benötigte Artikel und Medikamente rechtzeitig zu beschaffen. Dies senkt Ihre Lagerkosten, da Sie Medikamente weder zu lange lagern (begrenzte Haltbarkeit) noch durch Expresslieferungen bestellen müssen.
• Regularien und Auflagen: Altenheime, Pflegeeinrichtungen und Kliniken unterliegen strengen gesetzlichen Regularien, die sie erfüllen müssen. Durch ERP-Systeme können Sie Prozesse und Abläufe so standardisieren, dass diese stets den Vorschriften entsprechen und nicht von den Regelungen abweichen. Dadurch sparen Sie nicht nur Zeit, sondern sichern auch die Qualität der Prozesse in Ihrer Einrichtung.
• Reportings: Microsoft Dynamics 365 Business Central hilft Ihnen, den Dokumentationspflichten nachzukommen. Erstellen Sie standardisierte oder personalisierte Berichte, um Ihre Reportingpflicht zu erfüllen. Durch die Daten aus dem ERP-System sind Ihre Berichte immer tagesaktuell. Zudem sorgen Sie für eine Transparenz in sämtlichen Abläufen, die von Zahlungen, Abrechnungen hin zu Geschäftsabläufen reichen.
• Integrationsfähigkeit: Sie können die ERP-Lösung von Microsoft optimal an Ihre Branche sowie Ihre Einrichtung anpassen. Unter anderem können Sie Business Central mit weiteren Lösungen von Microsoft kombinieren, etwa mit Teams oder SharePoint. Durch Schnittstellen ist aber auch die Anbindung anderer Systeme möglich. Sie können z. B. ein Pflegedokumentationssystem integrieren oder eine andere Anwendung, die Ihnen im Arbeitsalltag behilflich ist.

Vor- und Nachteile von Dynamics 365 Business Central für Pflege- und Altenheime

Es gibt viele Gründe, die für Microsoft Dynamics 365 Business sprechen. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, sollten Sie sich jedoch auch mit den Vor- und Nachteilen vertraut machen.

Was kostet Microsoft Business Central für Pflegeeinrichtungen?

Die Kosten für Microsoft Dynamics 365 Business Central variieren und sind von mehreren Faktoren abhängig. So spielt der Implementierungsaufwand eine entscheidende Rolle. Was für eine IT-Infrastruktur herrscht zurzeit, wie viele Systeme müssen Sie damit verbinden und wie aufwendig sind diese Schritte?

Zudem fallen für das ERP-System Lizenzgebühren an. Wie viele Lizenzen benötigen Sie? Je mehr Nutzer, desto höher fallen die Kosten aus – und umgekehrt. Als letzter Faktor spielen Systemerweiterungen, branchenspezifische Anpassungen und Schulungskosten eine Rolle. Sie sehen also: Die Kosten variieren von Einrichtung zu Einrichtung.

Wollen Sie sich einen ersten Einblick über mögliche Kosten verschaffen? In unserem Blogartikel erklären wir Ihnen die Kosten für Business Central im Detail.