ERP-Migration leicht gemacht: In 6 Schritten von Infoniqa ONE 50 zu Microsoft Business Central

Viele Unternehmen nutzen seit Jahren Infoniqa ONE 50 (ehemals Sage 50 Extra) als ERP-System. Doch mit wachsendem Geschäftsvolumen und steigenden Anforderungen stossen diese Lösungen zunehmend an ihre Grenzen. Manuelle Prozesse verlangsamen Abläufe, fehlende Integrationen erschweren den Datenaustausch und die Skalierbarkeit ist begrenzt.

Die Lösung? Microsoft Dynamics 365 Business Central – eine moderne, cloudbasierte ERP-Plattform, die Ihre Geschäftsprozesse automatisiert, Transparenz schafft und Ihr Unternehmen zukunftssicher aufstellt.

Doch wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Migration? Welche Herausforderungen müssen Sie dabei berücksichtigen? In diesem Artikel erfahren Sie, wann sich der Umstieg lohnt, welche Vorteile Business Central bietet und wie Sie die Migration in 6 klaren Schritten erfolgreich umsetzen – von der strategischen Planung bis zum Go-Live.

Kurzer Überblick über Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist der Nachfolger von Dynamics NAV. Das cloudbasierte ERP-System wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt.

Die Software ermöglicht die effiziente Verwaltung von Finanzen, Lieferketten, Vertrieb und weiteren Geschäftsprozessen. Durch die nahtlose Integration mit Microsoft 365, Power BI und anderen Microsoft-Diensten unterstützt sie datengetriebene Entscheidungen und optimiert betriebliche Abläufe.

Was ist der Unterschied zwischen Infoniqa ONE 50 und Dynamics 365 Business Central?

Infoniqa ONE 50 ist eine modulare Softwarelösung, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in der Schweiz entwickelt wurde.

Sie bietet Funktionen in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Personalverwaltung. Die Software ist darauf ausgelegt, lokale gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und unterstützt Unternehmen bei der effizienten Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse.

Der Unterschied in den Funktionen:

• Infoniqa ONE 50 konzentriert sich auf die Kernbereiche Buchhaltung und Personalwesen. Es bietet grundlegende ERP-Funktionen, ist jedoch in erster Linie eine lokale, auf die Schweiz fokussierte Lösung, die auf klassische Buchhaltungsprozesse ausgerichtet ist.
• Dynamics 365 Business Central hingegen ist ein vollständiges, cloudbasiertes ERP-System, das weltweit von Unternehmen unterschiedlicher Grösse eingesetzt wird. Neben Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung umfasst es weitere Unternehmensbereiche wie Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung, Produktion, Projektmanagement und Kundenbeziehungsmanagement (CRM). Zudem bietet es erweiterte Automatisierungs- und Integrationsmöglichkeiten, insbesondere durch die nahtlose Anbindung an das Microsoft-Ökosystem (z. B. Microsoft 365, Power BI, Teams).

Während Infoniqa ONE 50 eine solide Lösung für kleinere Unternehmen mit Fokus auf die Schweizer Gesetzgebung ist, eignet sich Business Central besonders für Unternehmen mit komplexeren Geschäftsprozessen, internationalen Anforderungen oder einem hohen Bedarf an Skalierbarkeit und Automatisierung.

Lesetipp: „Alles über das ERP-System Dynamics 365 Business Central“

Typische Herausforderungen mit Infoniqa ONE 50 (ehemals Sage 50 Extra)

Infoniqa ONE 50 ist eine weit verbreitete ERP- und Buchhaltungslösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Doch mit wachsendem Geschäftsumfang kommen viele Unternehmen an die Grenzen des Systems. Die häufigsten Herausforderungen mit Infoniqa ONE 50 sind:

Herausforderung #1: Skalierbarkeit und Performance-Probleme

Infoniqa ONE 50 ist für kleinere Unternehmen ausgelegt. Mit steigender Datenmenge und zunehmender Nutzeranzahl kann die Performance leiden. Berichte und Abfragen werden langsamer, und parallele Zugriffe mehrerer Nutzer führen mitunter zu Verzögerungen.

Herausforderung #2: Begrenzte Automatisierung und Prozesseffizienz

Die Automatisierungsmöglichkeiten in Infoniqa ONE 50 sind eingeschränkt, sodass viele Prozesse manuelle Eingriffe erfordern. Unternehmen müssen oft zusätzliche Tools oder Workarounds nutzen, um Abläufe effizienter zu gestalten, was Zeit kostet und das Fehlerrisiko erhöht.

Herausforderung #3: Eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten

Infoniqa ONE 50 bietet Schnittstellen für einige Anwendungen, doch die Integration mit modernen Cloud-Services und Drittanbieter-Tools ist begrenzt. Unternehmen, die auf ein vernetztes Software-Ökosystem setzen, haben oft Schwierigkeiten bei der Anbindung externer Lösungen.

Herausforderung #4: Mangelnde Flexibilität für internationale Geschäfte

Sobald Unternehmen international expandieren, kann Infoniqa ONE 50 häufig nicht mehr mithalten. Mehrwährungsfähigkeit, internationale Buchhaltungsstandards und standortübergreifende Finanzverwaltung sind nur eingeschränkt verfügbar.

Herausforderung #5: Komplexe Upgrades und Wartung

Da Infoniqa ONE 50 hauptsächlich als On-Premise-Lösung genutzt wird, müssen Updates und neue Funktionen manuell installiert werden. Dies bindet IT-Ressourcen und kann zu Kompatibilitätsproblemen mit bestehenden Anpassungen oder externen Anwendungen führen.

Herausforderung #6: Eingeschränkte Cloud-Funktionalität

Zwar gibt es Infoniqa ONE 50 auch als gehostete Lösung, jedoch bietet sie nicht denselben Funktionsumfang und die Flexibilität wie moderne Cloud-ERP-Systeme. Für Unternehmen, die standortunabhängig arbeiten möchten oder eine vollständige Cloud-Integration wünschen, ist das ERP-System nicht mehr passend.

Der Migrationsprozess – So gelingt der Wechsel zu Microsoft Dynamics 365 Business Central in 6 Schritten

Sie haben sich schon für den Wechsel zu Dynamics 365 Business Central entschieden? Dann erfahren Sie im Folgenden, wie die Migration von Infoniqa ONE 50 (ehemals Sage 50 Extra) zu Dynamics Business Central abläuft. Denn ein reibungsloser Übergang erfordert eine strukturierte Vorgehensweise, um Daten, Prozesse und Mitarbeiter optimal auf das neue System vorzubereiten.

Bei der Migration setzt Nexova Dynamics auf eine iterative Implementierung. Das bedeutet, dass die Einführung in kleinen Inkrementen erfolgt und regelmässige Zwischenstände präsentiert werden. Dadurch haben Sie jederzeit Einblick in den aktuellen Fortschritt, können frühzeitig Feedback geben und sicherstellen, dass das System optimal an Ihre Anforderungen angepasst wird. Diese flexible Herangehensweise ermöglicht es, schnell auf Änderungen zu reagieren und das bestmögliche Ergebnis für Ihr Unternehmen zu erzielen.

Der Migrationsprozess lässt sich in sechs zentrale Phasen unterteilen:

Schritt 1: Analyse & Planung – Bestandsaufnahme und Zieldefinition

Der erste Schritt einer ERP-Integration besteht aus einer umfassende Analyse der bestehenden Software und der Definition von Zielen. Eine detaillierte Bestandsaufnahme bildet die Grundlage für ein Lastenheft, das als Fahrplan für die Migration dient. Gemeinsam mit dem Implementierungspartner werden folgende Aspekte erarbeitet:

• Aktuelle Geschäftsprozesse: Welche Prozesse werden derzeit in Infoniqa ONE 50 (ehemals Sage 50 Extra) abgebildet, und wie effizient sind sie?
• Datenstruktur und -nutzung: Welche Daten sind im System gespeichert, und welche müssen migriert werden?
• Systemarchitektur: Wie soll das neue Business Central-System aufgebaut sein, um optimale Performance und Skalierbarkeit zu gewährleisten? Möchten Sie die Software hosten oder bevorzugen Sie die Cloud Variante?
• Schnittstellen und Integrationen: Welche externen Systeme (z. B. CRM, E-Commerce, Logistiklösungen) müssen angebunden werden?
• Erforderliche Funktionalitäten: Welche Module und Features von Dynamics Business Central sind notwendig, um alle geschäftskritischen Prozesse abzubilden?
• Optimierungspotenziale: Welche Workflows können durch die Migration verbessert oder automatisiert werden?
• Sicherheits- und Compliance-Anforderungen: Welche regulatorischen Vorgaben und Datenschutzrichtlinien müssen beachtet werden?

Nach der Analyse wird eine Migrationsstrategie entwickelt, die einen detaillierten Zeitplan umfasst und klare Verantwortlichkeiten definiert. Das Ziel ist eine reibungslose Umstellung mit minimalen Unterbrechungen.

Schritt 2: Grundlegende Konfiguration

Im nächsten Schritt konfigurieren wir Dynamics Business Central sorgfältig. Dazu gehören sowohl grundlegende Einstellungen wie Benutzerrollen als auch individuelle Anforderungen aus dem zuvor definierten Lastenheft. Die wichtigsten Schritte in dieser Phase sind:

Unternehmensspezifische Einstellungen konfigurieren

• Unternehmensdaten, Steuerinformationen und Währungseinstellungen hinterlegen
• Kontenrahmen und Buchhaltungsrichtlinien festlegen

Benutzer- und Rollenverwaltung konfigurieren

• Benutzerkonten mit rollenbasierten Berechtigungen anlegen
• Integration mit Microsoft 365 für eine zentrale Anmeldung sicherstellen
• Freigabe- und Genehmigungsprozesse definieren

Geschäftsprozesse und Automatisierungen iterativ einrichten

• Workflows für Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb konfigurieren
• Dashboards und Berichte für eine bessere Übersicht anpassen
• Automatisierte Benachrichtigungen und Erinnerungen für kritische Prozesse einrichten (z. B. Zahlungserinnerungen, Bestellstatus-Updates, Genehmigungsanforderungen)

Schritt 3: Datenmigration – Fehlerfreie und strukturierte Übertragung

Nach der Grundkonfiguration erfolgt die Übertragung der Daten. Dieser Schritt während der ERP-Migration ist besonders wichtig, aber auch fehleranfällig. Um eine reibungslose und fehlerfreie Übertragung der Daten sicherzustellen, setzen wir folgende Massnahmen um:

Datenbereinigung im alten ERP-System

• Entfernung doppelter, veralteter oder fehlerhafter Datensätze
• Konsolidierung und Standardisierung von Stammdaten

Datenexport & Transformation

• Übertragung relevanter Stammdaten, Buchhaltungsdaten und Transaktionshistorien in das Business Central-Format
• Anpassung der Datenstruktur, um Kompatibilität und Konsistenz zu gewährleisten

Erste Qualitätsprüfung der Daten

• Stichprobenkontrollen und Abgleich mit den Originalwerten
• Identifikation und Behebung möglicher Inkonsistenzen

Die finale Systemvalidierung erfolgt in einem späteren Schritt. Dann stellen wir sicher, dass alle Daten korrekt übernommen wurden und das System fehlerfrei in Betrieb gehen kann.

Schritt 4: Integration mit bestehenden Systemen und Schnittstellen

Eine reibungslose Integration externer Systeme ist entscheidend, damit bestehende Prozesse nahtlos weiterlaufen. Dynamics Business Central muss Daten effizient mit anderen Anwendungen austauschen, um Abläufe zu optimieren und manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren. Bereits in der Planungsphase prüfen wir, welche bestehenden Systeme weiterhin notwendig sind und welche durch Dynamics 365 Business Central ersetzt werden können.

Die Anbindung externer Systeme erfolgt in der Regel über standardisierte APIs, Webservices oder vorkonfigurierte Konnektoren, die eine schnelle und sichere Datenübertragung ermöglichen.

Schritt 5: Tests & Systemvalidierung für einen reibungslosen Go-Live

Bevor Dynamics Business Central in den produktiven Betrieb übergeht, testen wir das ERP-System auf der neuen Plattform auf Herz und Nieren. Durch eine gründliche Validierung können wir sicherstellen, dass alle Prozesse fehlerfrei funktionieren, die Daten korrekt übertragen wurden und das System den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Dadurch werden potenzielle Fehler im Live-Betrieb minimiert.

Wichtige Testbereiche:

• Datenkonsistenz prüfen: Sind alle migrierten und synchronisierten Daten vollständig und fehlerfrei?
• Geschäftsprozesse simulieren: Buchhaltung, Bestellungen, Lagerverwaltung und Berichterstellung im Testbetrieb durchspielen.
• Schnittstellen validieren: Funktionieren CRM, E-Commerce- und Buchhaltungssysteme nahtlos mit Business Central?
• Berechtigungen testen: Sind Benutzerzugriffe und Rollen korrekt eingerichtet?
• Last- und Performancetests: Systemstabilität unter realen Bedingungen überprüfen.

Basierend auf den Tests werden letzte Optimierungen vorgenommen, bevor der Go-Live final vorbereitet wird.

Schritt 6: Go-Live – Der Übergang in den Echtbetrieb

Ein gut geplanter Go-Live minimiert Risiken und sorgt für einen reibungslosen Start mit Business Central. Folgende Massnahmen sind entscheidend:

• Finaler Datenabgleich, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt und vollständig migriert wurden.
• Mitarbeiterschulungen, um einen sicheren Umgang mit den wichtigsten Prozessen zu gewährleisten.
• Backup des alten ERP-Systems, um im Notfall darauf zugreifen zu können.

Am Go-Live-Tag

• Wir aktivieren Dynamics Business Central und deaktivieren Infoniqa ONE 50 (ehemals Sage 50)
• Wir überwachen erste Transaktionen, z. B. Buchungen, Bestellungen und Rechnungen.
• Wir stellen ein Support-Team bereit, um Fragen oder Probleme sofort zu lösen.

To be continued: Stetige Optimierung von Dynamics Business Central

Die kontinuierliche Optimierung ist nicht der letzte Schritt der Migration, sondern ein fortlaufender Prozess, damit das ERP-System langfristig den Anforderungen des Unternehmens entspricht, insbesondere in Wachstumsphasen. Die Optimierung umfasst verschiedene Massnahmen, die sich nach den Bedürfnissen der Organisation richten:

System-Reviews und -Audits

• Analyse der Geschäftsprozesse, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren
• Überprüfung der Systemleistung und Anpassung von Workflows, falls erforderlich

Feedback aus der Nutzerperspektive

• Einholen von regelmässigem Feedback der Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten
• Anpassung der Benutzeroberflächen und -rollen basierend auf den Erfahrungen der Endnutzer

Technologische Updates und Weiterentwicklungen

• Implementierung von Updates, um Sicherheitslücken zu schliessen und neue Funktionen zu nutzen
• Prüfung von neuen Business Central-Modulen und Funktionserweiterungen, die das Unternehmen weiter optimieren können

Automatisierung und Integration neuer Prozesse

• Identifikation zusätzlicher Automatisierungspotenziale, um manuelle Tätigkeiten weiter zu reduzieren
• Integration von neuen externen Systemen oder Lösungen, die mit Business Central kompatibel sind

Support und Wartung

• Bereitstellung von fortlaufendem Support durch de Implementierungspartner
• Regelmässige Wartung des Systems, um eine reibungslose Funktion zu gewährleisten und Systemfehler frühzeitig zu erkennen

Mögliche Herausforderungen und Stolpersteine bei der Migration von Dynamics Business Central

Die Migration von Infoniqa ONE 50 zu Microsoft Dynamics 365 Business Central bringt viele Vorteile mit sich, kann aber mit Herausforderungen verbunden sein. Wer sich frühzeitig mit möglichen Stolpersteinen auseinandersetzt, kann Risiken minimieren und eine reibungslose Integration der Software sicherstellen. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Implementierungspartner wie Nexova Dynamics erhöht die Wahrscheinlichkeit für eine sichere und fehlerarme Umstellung.

1. Datenmigration und -bereinigung

Viele Unternehmen haben in ihrem bestehenden System über Jahre hinweg unstrukturierte oder doppelte Daten angesammelt. Die Herausforderung besteht darin, diese Daten in ein sauberes und nutzbares Format zu überführen, um Fehler in Dynamics 365 Business Central zu vermeiden. Eine sorgfältige Datenbereinigung vor der Migration und die Nutzung automatisierter Importprozesse minimieren das Risiko von Inkonsistenzen und sorgen für eine zuverlässige Datenbasis.

2. Anpassung von Geschäftsprozessen

Infoniqa ONE 50 und Microsoft Dynamics 365 Business Central unterscheiden sich in ihrer Prozesslogik und den Workflows. Unternehmen müssen bestehende Abläufe überprüfen und gegebenenfalls an die neuen Standardprozesse anpassen. Eine genaue Analyse der Geschäftsprozesse vor der Migration hilft, ineffiziente Abläufe zu optimieren und von den Best Practices in Business Central zu profitieren.

3. Schnittstellen und Integrationen

Viele Unternehmen nutzen externe Systeme wie ERP-Module, E-Commerce-Plattformen oder Buchhaltungssoftware, die in das ERP integriert sind. Die Herausforderung liegt darin, bestehende Schnittstellen zu analysieren und sicherzustellen, dass sie mit Dynamics 365 Business Central kompatibel sind. Eine enge Zusammenarbeit mit Entwicklern und Implementierungspartnern hilft dabei, reibungslose Anbindungen sicherzustellen und den Datenaustausch effizient zu gestalten.

4. Fehlende Akzeptanz der Mitarbeiter

Mitarbeiter sind mit den Prozessen und der Benutzeroberfläche von Infoniqa ONE 50 vertraut, weshalb die Umstellung oft auf Widerstand stösst. Ohne eine gezielte Schulung kann es zu Fehlern und Akzeptanzproblemen kommen. Ein strukturierter Change-Management-Ansatz mit frühzeitiger Einbindung der Mitarbeiter, praxisnahen Schulungen und Support während der Umstellungsphase erleichtert den Übergang und sorgt für eine hohe Akzeptanz des neuen Systems.

5. Störungen und Ausfallzeiten

Während der Umstellung kann es zu temporären Ausfällen oder Einschränkungen in der Systemverfügbarkeit kommen, was den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen kann. Eine vorausschauende Planung mit einer detaillierten Migrationsstrategie, Testläufen und einem klaren Go-Live-Plan minimiert das Risiko von längeren Ausfallzeiten. Zusätzlich sorgt ein erfahrener Implementierungspartner wie Nexova Dynamics dafür, dass kritische Geschäftsprozesse während der Migration aufrechterhalten bleiben.