Microsoft Navision: Das ERP-System und warum ein Upgrade sinnvoll ist

Navision, später bekannt als Dynamics NAV, war über Jahrzehnte hinweg ein zuverlässiges ERP-System zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Doch mit der Einstellung des Supports und den Anforderungen moderner Unternehmen stösst es an seine Grenzen. Der Nachfolger, Microsoft Dynamics 365 Business Central, bietet eine innovative, cloudbasierte Lösung: mobil, flexibel und stets aktuell.

Warum ein Wechsel sinnvoll ist, erfahren Sie in diesem Artikel.

Microsoft Navision: Ein ERP-System alter Schule

Navision, später bekannt als Dynamics NAV, ist ein Enterprise-Ressouce-Planning-System (ERP), das Unternehmen dabei hilft, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Mit Navision haben Unternehmen alle wichtigen Bereiche ihres Geschäfts unter Kontrolle – und zwar auf einer zentralen Plattform.

Ob Finanzen, Einkauf, Vertrieb, Logistik, Produktion oder Kundenservice – Navision ermöglicht es, alle Abläufe im Blick zu behalten und reibungslos zu verwalten. Statt viele verschiedene Tools zu nutzen, wird alles in einer Lösung gebündelt, was den Arbeitsalltag deutlich vereinfacht und effizienter macht.

Ein Blick zurück: Die Geschichte von Navision

Navision hat seine Wurzeln im Jahr 1984, als drei dänische Studenten eine PC-Software entwickelten, die Unternehmen bei der Finanzverwaltung unterstützen sollte. Was als kleines Projekt begann, nahm schnell Fahrt auf – und mit der Zeit änderte sich nicht nur die Software, sondern auch ihr Name. So war Navision im Laufe der Jahre bekannt als Navision Financials, Navision Attain und Navision Solutions.

2002 kam dann der grosse Schritt: Microsoft übernahm das Unternehmen Navision A/S und machte es zu einem Teil der eigenen Microsoft Business-Solutions-Sparte. Damit war klar, dass die Software weiter wachsen und professioneller werden würde.

2005 folgte ein Rebranding, und aus Navision wurde Microsoft Dynamics NAV. Dieses System blieb über viele Jahre im Einsatz, bis schliesslich mit Dynamics NAV 2018 die letzte Version veröffentlicht wurde. Danach hiess es: Zeit für die nächste Generation. Der Übergang zu Dynamics 365 Business Central war der logische Schritt – eine moderne, cloudbasierte Lösung, die perfekt zu den heutigen Anforderungen passt. Doch dazu später mehr.

Hauptfunktionen und Module von Navision

Dynamics NAV ist bekannt für seine umfangreichen Module, die nahezu alle Geschäftsprozesse abdecken können. Hier ein Überblick über die wichtigsten Funktionen:

• Finanzen & Buchhaltung: Unterstützung für das Hauptbuch, Finanzberichte, Cash-Management und Mehrwertsteuerabrechnungen – alles, was für eine saubere Buchführung nötig ist.
• Projektmanagement: Funktionen zur Ressourcenplanung, Budgetierung und Zeiterfassung – ideal für Unternehmen, die Projekte effizient verwalten wollen.
• Supply Chain Management: Volle Kontrolle über die Lagerbestände, Transportplanung und Bestandsprognosen, damit nichts aus dem Ruder läuft.
• Vertrieb & Marketing: Verwaltung von Kundenkontakten und Kampagnen, um Verkaufschancen zu identifizieren und die Kundenbindung zu verbessern.
• Business Intelligence: Mit Echtzeit-Datenanalyse und Reporting konnten Unternehmen wichtige Kennzahlen im Blick behalten und datengetriebene Entscheidungen treffen.

Die ERP-Software für kleine und mittelständische Unternehmen

Navision bietet die folgenden Vorteile für kleine und mittelständische Unternehmen:

Skalierbarkeit: Dank des modularen Aufbaus können Unternehmen klein anfangen und bei Bedarf neue Funktionen hinzufügen – ideal für wachstumsorientierte Organisationen.

Kosteneffizienz: Die Automatisierung von Prozessen hilft, Kosten zu senken und Margen zu verbessern – das fördert Wachstum und macht Unternehmen wettbewerbsfähiger.

Kontrolle: Firmen erhalten eine vollständige Übersicht über ihre Prozesse und Daten. Entscheidungen können so schneller und fundierter getroffen werden.

Benutzerfreundlichkeit: Navision lässt sich problemlos mit vorhandenen Systemen und Microsoft-Produkten wie Office 365 verbinden. Das sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss und spart Zeit.

Herausforderungen mit bestehenden Navision-Systemen

Microsoft Dynamics NAV 2018 ist die letzte, die finale Version von Navision. Das bedeutet, dass es demnächst keine weiteren Updates, Sicherheitsfixes und keinen technischen Support mehr geben wird. Organisationen, die nach wie vor auf eine veraltete Navision-Versionen setzen, sind somit besonders gefährdet.

Das Problem mit veralteten Funktionen

Ältere Versionen von Navision bieten nicht mehr alle Funktionen, die moderne Unternehmen benötigen:

• Begrenzte Integrationsmöglichkeiten: Ältere NAV-Versionen sind schwer mit modernen Tools zu verbinden. Insbesondere die fehlende Integration mit Cloud-Technologien, Power BI, künstlicher Intelligenz und Machine Learning erschwert es Unternehmen, von neuen digitalen Möglichkeiten zu profitieren.
• Fehlende Mobilversionen: Zugriff auf Unternehmensdaten von unterwegs ist kaum möglich, was in Zeiten von Homeoffice und Mobile Work ein echter Nachteil ist.
• Veraltete Sicherheitsprotokolle: Diese erhöhen das Risiko für Cyberangriffe und Datenverluste.

Der Betrieb wird schwieriger

Je älter die NAV-Version, desto komplexer wird der Betrieb:

• Eingeschränkter Microsoft-Support: Für ältere Versionen gibt es keine regelmässigen Updates mehr. Das erhöht das Risiko von Systemausfällen und macht Unternehmen anfälliger für Sicherheitsprobleme.
• Hoher Wartungsaufwand: Unternehmen müssen in Hardware, Updates und IT-Ressourcen investieren, um ältere Systeme am Laufen zu halten.
• Fachkräftemangel: Da NAV bereits abgelöst wurde, wird es immer schwieriger, Experten zu finden, die sich mit den älteren Versionen auskennen.

Der Nachfolger: Microsoft Dynamics 365 Business Central

Heute kennt man Navision unter dem Namen Microsoft Dynamics 365 Business Central. Während Dynamics NAV noch vor allem als On-Premises-Lösung betrieben wurde ist Business Central vollständig cloudbasiert. Das macht nicht nur die Inbetriebnahme einfacher, sondern spart auch ordentlich Aufwand bei der Wartung. Regelmässige Updates, Datensicherheit und Zugriff von überall sind quasi automatisch mit dabei – ohne dass Unternehmen selbst Server pflegen müssen.

Was unterscheidet Microsoft Dynamics 365 Business Central von Dynamics NAV?

Microsoft Dynamics NAV ist hauptsächlich eine On-Premises-Lösung, die hohe Anfangsinvestitionen erfordert – etwa für Lizenzen, Implementierung und Schulung. Unternehmen müssen zusätzlich für Updates, Wartung und Hardware sorgen, was langfristig kostspielig ist. Da Microsoft den Support für NAV schrittweise einstellt, wird der Einsatz immer riskanter: Sicherheitsupdates bleiben aus, und es wird schwieriger, Fachkräfte für das System zu finden. Ein langfristiger Betrieb auf NAV ist daher kaum noch sinnvoll.

Dynamics 365 Business Central hingegen bietet eine moderne Cloud-basierte Lösung mit dank seines Abomodells geringeren Einstiegskosten. Organisationen profitieren von automatischen Updates und sparen sich Hardware-Investitionen sowie Wartungskosten. Durch den flexiblen Zugriff und die nahtlose Integration mit Microsoft-Tools wie Office 365 wird die Produktivität gesteigert, was zu einem schnelleren Return on Investment führt.

Die Entscheidung zwischen den beiden ERP-Lösungen hängt stark von den Wachstumszielen des Unternehmens ab. Business Central ist klar die bessere Wahl für Firmen, die skalierbare Cloud-Technologien nutzen wollen und eine zukunftssichere Lösung suchen. NAV hingegen ist wegen des auslaufenden Supports und fehlender Cloud-Integration langfristig keine attraktive Option mehr.

Vorteile des Wechsels zu Dynamics 365 Business Central

Der Wechsel von Dynamics NAV zu Business Central bringt viele Vorteile mit sich. Ein Highlight ist die verbesserte Benutzeroberfläche. Dank des intuitiven Designs kommen Mitarbeiter schneller mit dem System zurecht, was die Produktivität erhöht. Zudem lassen sich Dashboards individuell anpassen, sodass jeder Nutzer die für seine Rolle wichtigsten Informationen auf einen Blick sieht. Die nahtlose Integration mit Microsoft-Tools wie Excel und Outlook sorgt dafür, dass Arbeitsprozesse reibungslos ineinandergreifen.

Business Central bietet auch erweiterte Funktionen. Die Finanzverwaltung wird durch zusätzliche Buchhaltungsfunktionen optimiert, und die Integration eines CRM-Systems verbessert die Verwaltung von Kundenbeziehungen und Verkaufsprozessen. Dank der Möglichkeit, Add-ons zu nutzen, lässt sich die Software flexibel erweitern – ohne den laufenden Betrieb zu stören.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Skalierbarkeit und Flexibilität der Cloud-basierten Lösung. Unternehmen sparen sich teure Hardwareinvestitionen und können das System bei Bedarf problemlos erweitern. Durch den modularen Aufbau können neue Funktionen schrittweise hinzugefügt werden. Auch die Integration mit Drittanbietern wie E-Commerce-Plattformen oder Zahlungsdiensten ist möglich.

Ein grosser Vorteil ist ausserdem die Mobilität. Business Central läuft auf Desktop, Tablet und Smartphone – und die Echtzeit-Synchronisierung stellt sicher, dass alle Daten immer auf dem neuesten Stand sind. So bleiben Teams vernetzt und können auch im Homeoffice effizient zusammenarbeiten.

Mehr erfahren Sie in unserem Artikel Business Central vs. Navision – Warum sich das Upgrade für Ihr Unternehmen lohnt.