Von SAP B1 zu Business Central: So gelingt der reibungslose Umstieg

Wir können es nicht oft genug betonen: Die Wahl eines leistungsstarken, zu den Unternehmensanforderungen passende ERP-System ist entscheidend für langfristiges Wachstum und Erfolg. Viele kleine und mittelständische Unternehmen setzen auf die bekannt ERP-Lösung SAP Business One (SAP B1). Doch mit zunehmenden Anforderungen an Skalierbarkeit, Integration und Automatisierung ist dieses System meist nicht mehr tragfähig und die bisherigen Effizienzgewinne bleiben aus. Microsoft Dynamics 365 Business Central hat sich hier für viele Firmen als beliebtes Upgrade etabliert.

Doch wann ist ein Wechsel tatsächlich sinnvoll und welche Aspekte müssen Unternehmen bei der Umstellung beachten? Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Entscheidungsfaktoren, den Ablauf einer Migration und potenzielle Herausforderungen.

Das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein cloudbasiertes ERP-System (Enterprise Resource Planning), das speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Der Nachfolger von Dynamics NAV vereinfacht sämtliche Geschäftsprozesse in Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung und Projektmanagement in einer zentralen Plattform. Dank seiner Flexibilität und Skalierbarkeit lässt es sich an individuelle Unternehmensanforderungen anpassen und durch verschiedene Apps und Integrationen individuell erweitern.

Vorteile der ERP-Software

• Nahtlose Integration mit Microsoft 365, Power BI und Power Automate, wodurch Daten, Kommunikation und Workflows optimal verknüpft werden.
• Geringere IT-Kosten, da keine eigene Server-Infrastruktur benötigt wird und Updates automatisch erfolgen.
• Höhere Skalierbarkeit, da das System flexibel an das Unternehmenswachstum angepasst werden kann.
• Benutzerfreundlichkeit für User, die bereits mit Microsoft arbeiten, durch die vertraute Microsoft-Oberfläche.
• Mehr Automatisierungsmöglichkeiten für Geschäftsprozesse durch KI-gestützte Workflows und Prozessoptimierungen.
• Zukunftssichere Cloud-Technologie, die regelmässige Updates und Innovationen bietet, ohne dass Unternehmen selbst aktiv werden müssen.

Lesetipp: „Business Central vs. Dynamics Navision – Warum sich das Upgrade für Ihr Unternehmen lohnt“

Typische Herausforderungen der ERP-Lösung SAP Business One im Unternehmensalltag

Mit den Funktionen und Möglichkeiten, die SAP Business One bietet, kommen viele Unternehmen im Laufe der Zeit an ihre Grenzen. Eventuell erkennen Sie sich als aktueller SAP B1-Nutzer in den folgenden Punkten und Gedanken wieder – dann wäre eine Migration zu Business Central der nächste mögliche Schritt für Sie.

Herausforderung #1: Begrenzte Skalierungsoptionen

Da SAP Business One speziell für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert wurde, kann es bei Unternehmenswachstum an seine Grenzen stossen – insbesondere bei steigenden Transaktionsvolumen oder zunehmender Prozesskomplexität.

• „Unser Unternehmen wächst, aber SAP B1 wirkt wie eine Bremse.“

Herausforderung #2: Eingeschränkte Cloud-Optionen

Obwohl SAP Business One als gehostete Version verfügbar ist, wurde es primär für den On-Premise-Betrieb entwickelt. Dadurch fehlen wesentliche Vorteile einer nativen Cloud-Lösung, wie automatische Updates, flexible Skalierbarkeit und eine durchgehend hohe Verfügbarkeit.

• „Warum müssen wir uns immer noch um Updates und Server kümmern?“

Herausforderung #3: Teils fehlende Integrationsmöglichkeiten

SAP Business One lässt sich zwar mit anderen Tools verbinden, doch viele Unternehmen stehen vor Herausforderungen bei der Anbindung. Komplexe Schnittstellen und begrenzte native Integrationen erschweren insbesondere die nahtlose Nutzung moderner Microsoft-Lösungen wie Teams, Power BI oder Office 365.

• „Jedes Mal, wenn wir Power BI oder Teams mit SAP B1 verknüpfen wollen, gibt es Komplikationen.“

Herausforderung #4: Erhöhter Wartungsaufwand

Da viele Unternehmen SAP Business One On-Premise nutzen, sind sie selbst für Updates, Serverwartung und Backups verantwortlich. Dies erfordert zusätzliche Zeit und Ressourcen, die anderweitig produktiver eingesetzt werden könnten.

• „Unsere IT-Abteilung verbringt zu viel Zeit mit der Verwaltung unseres ERP-Systems.“

Herausforderung #5: Hoher Aufwand für individuelle Anpassungen

Das ERP-System von SAP lässt sich zwar an spezifische Anforderungen anpassen, doch individuelle Erweiterungen erfordern oft spezialisiertes Know-how und sind mit erheblichem Entwicklungsaufwand verbunden.

• „Jede kleine Änderung kostet uns viel Geld und Zeit, weil wir externe Entwickler brauchen.“

Herausforderung #6: Geringe Benutzerfreundlichkeit

Die Oberfläche von SAP Business One ist nicht besonders intuitiv und erfordert oft eine längere Einarbeitungszeit – insbesondere für Anwender ohne IT-Vorkenntnisse.

• „Es dauert ewig, neue Mitarbeiter einzuarbeiten.“

Wann ist ein Wechsel zu Microsoft Business Central sinnvoll?

Die genannten Herausforderungen und Gedanken zeigen, dass SAP Business One für viele wachsende Unternehmen zunehmend zur Hürde werden kann. Ein modernes ERP-System sollte nicht nur bestehende Prozesse abbilden, sondern auch die Grundlage für weiteres Wachstum schaffen. Microsoft Dynamics 365 Business Central bietet hier eine leistungsstarke und flexible Lösung, mit der Sie zukunftssicher aufgestellt sind.

Doch wie läuft eine Migration von SAP Business One zu Business Central ab? Welche Schritte sind erforderlich, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten?

Strukturierter Übergang: So gelingt die Migration von SAP zu Business Central

Die Migration von SAP Business One zu Microsoft Dynamics 365 Business Central erfordert eine strategische Herangehensweise. Nexova Dynamics setzt dabei auf eine iterative Umsetzung: In kleinen Inkrementen werden regelmässig Zwischenstände präsentiert, um frühzeitig Anpassungen vorzunehmen. Wo möglich, laufen beide Systeme parallel, sodass sich Mitarbeiter bereits vor der finalen Umstellung mit Business Central vertraut machen können.

Diese Methode minimiert Risiken, reduziert Ausfallzeiten und sorgt für einen reibungslosen Übergang. So profitieren Unternehmen schnell von den Vorteilen der neuen ERP-Plattform. Im Folgenden gehen wir detailliert auf die einzelnen Migrationsschritte ein und zeigen, wie der Wechsel mit einem Microsoft-Partner erfolgreich gelingt.

Schritt 1: Analyse & Planung – Bestandsaufnahme und Zieldefinition

Eine gründliche Analyse und ein Lastenheft sind die Basis jeder erfolgreichen Migration. Dabei arbeiten Sie gemeinsam mit dem Implementierungspartner folgendes heraus:

• Welche Geschäftsprozesse werden in der bestehenden SAP B1-Umgebung abgedeckt?
• Welche Daten werden genutzt?
• Wie soll das neue System aufgebaut sein?
• Welche Schnittstellen und Integrationen müssen angebunden werden?
• Welche Funktionalitäten sind in Business Central erforderlich?
• Welche Prozesse sollen optimiert oder automatisiert werden?
• Welche Sicherheits- und Compliance-Anforderungen müssen erfüllt sein?

Anschliessend etwickeln Sie für die Migrationsstrategie einen Zeitplan und verteilen Verantwortlichkeiten.

Schritt 2: Grundlegende Systemeinrichtung

Bevor Business Central in den produktiven Betrieb übergeht, wird das System sorgfältig eingerichtet. Darunter fällt Grundlegendes, wie Benutzerrollen, aber auch individuelle Anforderungen aus dem zuvor deifnierten Lastenheft. Die wichtigsten Schritte in dieser Phase sind:

1. Unternehmensspezifische Einstellungen definieren

• Unternehmensdaten, Steuerinformationen und Währungseinstellungen hinterlegen
• Kontenrahmen und Buchhaltungsrichtlinien festlegen

2. Benutzer- und Rollenverwaltung konfigurieren

• Benutzerkonten mit rollenbasierten Berechtigungen anlegen
• Integration mit Microsoft 365 für eine zentrale Anmeldung sicherstellen
• Freigabe- und Genehmigungsprozesse definieren

3. Geschäftsprozesse und Automatisierungen anpassen

• Workflows für Buchhaltung, Einkauf und Vertrieb einrichten
• Dashboards und Berichte für eine bessere Übersicht konfigurieren

Schritt 3: Datenmigration – Sicherstellung einer fehlerfreien Übertragung

Die Datenmigration ist ein kritischer Schritt der ERP-Umstellung. Um Fehler zu vermeiden, führen wir folgende Massnahmen durch:

• Datenbereinigung in SAP B1: Entfernung doppelter, veralteter oder fehlerhafter Daten
• Datenexport & Transformation: Übertragung relevanter Stammdaten, Buchhaltungsdaten und Transaktionshistorien in das Business Central-Format
• Erste Prüfung der Daten: Stichprobenkontrollen und Abgleich mit Originalwerten, um Inkonsistenzen frühzeitig zu erkennen

Die finale Systemvalidierung erfolgt in einem späteren Schritt, um eine fehlerfreie Inbetriebnahme sicherzustellen.

Schritt 4: Integration mit bestehenden Systemen und Schnittstellen

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Integration mit bestehenden Systemen. Das ERP muss nahtlos mit mit diesen kommunizieren, damit die Prozesse reibungslos weiterlaufen. Typische Integrationen umfassen:

• CRM-Systeme (z. B. Salesforce)
• E-Commerce-Plattformen (z. B. Shopify, Magento, WooCommerce)
• Warenwirtschafts- und Logistiksysteme
• Zahlungsanbieter

Möglicherweise sind durch den Wechsel zu Business Central einige bestehende Systeme überflüssig, da deren Funktionen nun direkt im ERP abgebildet werden können – dies prüfen wir bereits im ersten Schritt.

Schritt 5: Tests & Systemvalidierung für einen optimalen Start

Nachdem Business Central eingerichtet ist, die Daten migriert sind und alle Schnittstellen angebunden wurden, muss die neue Software auf Herz und Nieren geprüft werden. Dies reduziert das Risiko von Fehlern im Live-Betrieb und stellt sicher, dass alle Prozesse reibungslos funktionieren.

Wichtige Testbereiche sind:

• Datenkonsistenz prüfen: Sind alle migrierten und synchronisierten Daten vollständig und korrekt?
• Prozesse durchspielen: Buchhaltung, Bestellungen, Lagerverwaltung und Berichte im Testbetrieb prüfen.
• Schnittstellen validieren: Funktionieren CRM, E-Commerce- und Buchhaltungssysteme nahtlos mit Business Central?
• Berechtigungen testen: Sind alle Benutzerzugriffe und Rollen korrekt konfiguriert?
• Last- und Performancetests: Systemstabilität unter realen Bedingungen sicherstellen.

Nach erfolgreicher Testphase werden letzte Optimierungen vorgenommen und der Go-Live vorbereitet.

Schritt 6: Go-Live – Der Übergang in den Echtbetrieb

Ein gut geplanter Go-Live minimiert Risiken und sorgt für einen reibungslosen Start mit Business Central. Folgende Massnahmen sind entscheidend:

1. Letzte Vorbereitungen vor dem Go-Live

• Finaler Datenabgleich, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt und vollständig migriert wurden.
• Mitarbeiterschulungen, um einen sicheren Umgang mit den wichtigsten Prozessen zu gewährleisten.
• Backup des alten ERP-Systems, um im Notfall darauf zugreifen zu können.

2. Der Go-Live-Tag

• Business Central aktivieren und SAP B1 deaktivieren oder in den Read-Only-Modus versetzen.
• Erste Transaktionen überwachen, z. B. Buchungen, Bestellungen und Rechnungen.
• Support-Team bereitstellen, um Fragen oder Probleme sofort zu lösen.

3. Nach dem Go-Live: Monitoring & Optimierung

• Regelmässige Status-Checks, um Engpässe oder Fehler frühzeitig zu erkennen.
• Nutzerfeedback einholen, um mögliche Optimierungen vorzunehmen.
• Feintuning der Workflows, falls Prozesse noch nicht optimal laufen.

Schritt 7: Kontinuierliche Optimierung & Weiterentwicklung

Nach dem Go-Live wird Business Central laufend optimiert, um Prozesse effizienter zu gestalten und wettbewerbsfähig zu bleiben.

• System- & Prozessüberprüfung: Regelmässige Analysen und Nutzerfeedback zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen.
• Erweiterungen & Integrationen: Nutzung neuer Microsoft-Updates, Implementierung zusätzlicher Add-ons und Schnittstellen.
• Schulungen & Change Management: Fortlaufende Mitarbeiterschulungen und Anpassungen an Unternehmenswachstum.

Typische Stolpersteine und Fehler bei der Migration

Eine gut geplante und strukturierte Migration ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Einführung von Business Central. Von der Vorbereitung über die Datenmigration bis hin zur Systemintegration und kontinuierlichen Optimierung – jeder Schritt trägt dazu bei, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Dabei können während der ERP-Umstellung verschiedene Herausforderungen auftreten – von unerwarteten Hürden in der Datenmigration bis hin zur reibungslosen Systemintegration.

• Schlechte Datenbereinigung vor der Migration: Vor der Migration ist es essenziell, Daten zu bereinigen und veraltete Informationen zu entfernen. Fehlerhafte oder unvollständige Daten können den Migrationsprozess erschweren und zu Problemen im neuen System führen.
• Fehlende User-Akzeptanz: Ein neues System erfordert oft veränderte Arbeitsweisen. Ohne ausreichende Schulung und Change Management kann die Akzeptanz der Mitarbeiter fehlen, was zu ineffizienter Nutzung führt. Schulungen sind daher unerlässlich.
• Risiko der Betriebsunterbrechung: Ein reibungsloser Umstieg ist essenziell, um grössere Betriebsunterbrechungen zu vermeiden. Sorgfältige Planung, Tests und Pilotprojekte helfen, Ausfallzeiten zu minimieren und den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.
• Unzureichende Anpassung der Geschäftsprozesse: SAP Business One und Business Central unterscheiden sich in Struktur und Funktionen. Bestehende Prozesse müssen optimiert werden, um eine effiziente Nutzung sicherzustellen. Fehlende Anpassungen führen zu ineffizienten Workflows.
• Unterschätzung der laufenden Optimierung: Der Go-Live ist nur der Anfang. Regelmässige Optimierungen und Anpassungen sind notwendig, um das volle Potenzial von Business Central auszuschöpfen und zukünftige Herausforderungen zu meistern.

Das Gute ist: Diese typischen Stolpersteine sind lösbar und das Fehlerrisiko kann von minimiert werden, wenn Sie mit einem Implementierungspartner zusammenarbeiten, der alle Prozesse und möglichen Fallstricke kennt, die bei einem Wechsel auftreten können.

Was kostet eine ERP-Umstellung zu Business Central?

Zu den initialen Kosten einer Migration gehören die Lizenzgebühren, die Grundkonfiguration, Datenmigration, individuelle Anpassungen sowie Schulungen für die Mitarbeitenden. Der Aufwand kann je nach Komplexität des bisherigen Systems und den gewünschten Anpassungen variieren. Während Standardprozesse relativ schnell übernommen werden können, erfordert die Integration bestehender Schnittstellen oder individueller Workflows mehr Ressourcen.

Die Unterstützung eines erfahrenen Microsoft-Partners, wie Nexova Dynamics, ist ein Kostenfaktor, der sich langfristig lohnt, da Fehler und ineffiziente Prozesse von Beginn an vermieden werden können. Die Kosten für ein Migrationsprojekt starten bei CHF 12.900.

Wie führt Business Central zu Effizienzgewinnen?

Die Nutzung von Business Central senkt langfristig die Kosten, da es als Cloud-Lösung keine teuren Server, Wartung oder manuelle Updates erfordert – diese sind bereits im Abonnement enthalten. Durch automatisierte Prozesse, nahtlose Integration mit Microsoft 365 und Power Platform sowie skalierbare Module wächst das System mit Ihrem Unternehmen, ohne dass hohe Investitionen in neue IT-Infrastruktur oder Individualentwicklungen notwendig sind. Dadurch bleiben die Betriebskosten auch bei steigender Unternehmensgrösse weitgehend konstant, während Effizienz und Produktivität zunehmen.