Webshop-Anbindung an Business Central: Vorteile, Überblick und Integrationsmöglichkeiten für KMU

Das ERP-System Business Central von Microsoft hilft bereits zahlreichen Unternehmen dabei, die Prozesse effizienter zu gestalten und verschiedene Systeme auf einer Plattform zu bündeln. So müssen Sie nicht ständig vom Buchhaltungsprogramm zur Lagerverwaltungssoftware oder ins CRM-System wechseln. Für KMUs aus dem E-Commerce ergibt auch die Anbindung eines Webshops an das System Sinn.

In diesem Artikel klären wir die Relevanz sowie die Vorteile einer Webshop-Anbindung und geben Ihnen einen Überblick über verschiedene Webshop-Systeme. Wir verraten Ihnen ausserdem, wie Sie einen Webshop integrieren können und geben Ihnen einige Tipps mit auf den Weg.

Warum ist eine Webshop-Anbindung an Dynamics Business Central für Schweizer KMU relevant?

Der Schweizer Handelsverband deckte auf, dass der Online-Umsatz noch immer steigt. So kauften im Jahr 2024 Konsumenten Produkte für rund 14,9 Milliarden Schweizer Franken online ein. 12,3 Milliarden gingen dabei an Unternehmen aus der Schweiz, der Rest an Importe. Immer mehr Händler betreiben daher einen Online-Shop.

Zahlreiche KMU haben bereits erkannt, dass Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) dabei helfen kann, Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern. Ein getrenntes ERP-System und ein separater Webshop können hingegen ineffiziente Prozesse nach sich ziehen. Dateninseln, verzögerte Daten sowie doppelte Arbeitsschritte sind nur einige der möglichen Folgen.

Entscheiden sich Unternehmen hingegen dafür, den Webshop an Dynamics 365 BC anzubinden? Dann ergeben sich zahlreiche Vorteile und die Möglichkeit, die Umsätze weiter zu steigern.

Mit welchen Herausforderungen kämpfen KMU ohne Webshop-Anbindung an BC?

Verzichten Sie auf eine Anbindung des Webshops an Microsoft Dynamics Business Central, könnten sich folgende Herausforderungen ergeben:

• Insellösungen: Mehrere inkompatible Systeme bestehen, in denen Sie jeweils unterschiedliche Datensätze zeitaufwendig pflegen müssen.
• Schlechte Datenqualität: Da die Systeme nicht miteinander kommunizieren, kann es zu doppelten Datensätzen, unterschiedlichen Informationsständen und Fehlern kommen.
• Höhere Kosten: Der manuelle Abgleich bindet Ressourcen, Zeit und kann die Kosten in die Höhe treiben.
• Intransparenz: Es fehlt im Unternehmen an Transparenz, was zu Fehleinschätzungen oder Überverkäufen führen kann. Ohne Analysen und Berichte ist zudem eine Optimierung nicht möglich.
• Umsatzeinbussen: Aufgrund fehlender Transparenz entgehen Ihnen Umsatzpotenziale. Auch die Kundenzufriedenheit kann sinken, wenn Prozesse nicht ineinandergreifen oder zu langwierig (nicht automatisiert) sind.

Welche Vorteile bietet eine Webshop-Anbindung an Business Central von Microsoft?

Unter anderem können Sie hingegen von folgenden Vorteilen profitieren, wenn Sie den Webshop an BC anbinden:

• Geringere Fehlerquote: Sie müssen Daten nicht mehr manuell übertragen, da diese durch die Anbindung automatisch mit Business Central synchronisiert werden. Dies wiederum kann die Fehlerquote senken.
• Automatisierung: Sie können Prozesse und Abläufe automatisieren, sodass der manuelle Aufwand sinkt.
• Ressourcen einsparen: Da die manuelle Datenübertragung entfällt, sparen Sie Zeit. Eine Zeitersparnis und ein optimierter Ressourceneinsatz können hingegen die Kosten im Unternehmen senken.
• Hohe Datenqualität: Sie verwalten alle Daten auf einer Plattform, sodass es weder zu doppelten Datensätzen noch zu Inkonsistenzen kommt. Sowohl Artikelstammdaten als auch Kundendaten können Sie im System pflegen.
• Bessere Transparenz: Durch eine Webshop-Anbindung an BC profitieren Sie von Echtzeitdaten, Analysen sowie Berichten. So haben Sie jederzeit einen transparenten Überblick über Bestands- sowie Umsatzzahlen. Durch die Warenverfügbarkeit können Sie die Transparenz auch an Ihre Kunden weitergeben.
• Skalierbarkeit: Binden Sie Ihr E-Commerce-System an Microsoft Dynamics Business Central an, ergibt sich eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen einfach mitwächst. Sie können sogar Märkte im Ausland erobern, da sie internationale Shops einbinden können.
• Effizienzsteigerung: Verbessern Sie Abläufe und Prozesse. Sie können etwa das Beste aus der Lagerverwaltung herausholen, Ihre Supply-Chain optimieren, Vorgänge automatisieren und Ressourcen optimal einsetzen. Zusammengenommen kann dadurch die Effizienz erheblich steigen.
• Optimiertes Kundenmanagement: Sie erhalten schnellere Lieferinfos und können Auftragsbestätigungen, Rechnungsstellungen sowie das Retourenmanagement optimieren. Dies eröffnet bessere Optionen für den Kundenservice.
• Umsatzsteigerung: Durch den Zugriff auf Stammdaten sowie die Bestellhistorie können Sie Analysen durchführen, Kunden gezielter ansprechen und Umsatzpotenziale aufdecken.

Die Vorteile einer Anbindung des E-Commerce-Systems an Dynamics Business Central sprechen also für sich. Doch welche Webshop-Plattformen kommen für Schweizer KMU infrage?

Überblick: 5 gängige Webshop-Plattformen für KMU

Es gibt zahlreiche Webshops, die sich nahtlos an Microsoft Dynamics 365 Business Central anbinden lassen. Nachfolgend haben wir einen Überblick über fünf der gängigsten Systeme für Sie zusammengestellt.

Die gängigsten Webshop-Plattformen für KMU

Shopware

Shopware ist eine moderne E-Commerce-Plattform, mit der Sie Ihren eigenen Online-Shop ganz nach Ihren Wünschen gestalten und verwalten können. Die Software stammt aus Deutschland (2004) und ist bekannt für ihre Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit. Es gibt sowohl eine kostenlose Open-Source-Version als auch professionelle Varianten mit erweiterten Funktionen, sodass diese optimal mitwachsen kann.
 
Sie können Shopware hosten oder als SaaS-Lösung in Anspruch nehmen.

Shopify

Mit Shopify können Sie Ihren eigenen Online-Shop erstellen und verwalten – ganz ohne technische Vorkenntnisse. Denn Shopify ist cloudbasiert, weshalb Sie sich weder um Hosting noch um Updates kümmern müssen. Die Webshop-Plattform stammt aus Kanada und wurde im Jahr 2006 entwickelt.

WooCommerce

Sie nutzen bereits WordPress? Dann erhalten Sie mit WooCommerce ein kostenloses E-Commerce-Plug-in für Ihre Seite. Dank zahlreicher Erweiterungen können Sie Ihren Webshop individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Mit weiteren Plug-ins können Sie die Funktionen erweitern.

Wix

Wix bietet Ihnen mithilfe eines intuitiven Drag-and-drop-Editors völlige Gestaltungsfreiheit, um Ihre Vision umzusetzen. Für dieses System benötigen Sie daher kein technisches Vorwissen. Was die Plattform so besonders macht? Sie ist cloudbasiert und wartet mit einer grossen Auswahl an Designvorlagen auf, die Sie individuell anpassen können. Gegründet wurde das Unternehmen 2006 in Israel.

Adobe Commerce (Magento)

Adobe Commerce (ehemals Magento) wurde speziell für Für Unternehmen entwickelt, die komplexe und skalierbare Online-Shops betreiben möchten. Mit einer grossen Auswahl an Tools für Marketing, SEO und Produktmanagement bietet die Plattform eine robuste Lösung. Die Entwickler brachten den Vorgänger Magento 2008 auf den Markt, 2018 übernahm Adobe diesen als Teil der Adobe Experience Cloud.

Neben dieser Auswahl gibt es noch weitere Webshop-Plattformen wie OXID, OpenCart, Spryker, Weebly und andere.

Wie können Sie einen Webshop mit Dynamics 365 Business Central verbinden?

Bekanntlich führen viele Wege nach Rom. Nicht anders ist es bei einer Webshop-Anbindung an Microsoft Business Central. Je nach Webshop kommen für die Anbindung Connectors, Eigenprogrammierungen, spezielle Plattformen sowie Erweiterungen infrage.

Standard-Connector

Für gängige Systeme können Sie auf sogenannte Standard-Connectors zurückgreifen. Dabei handelt es sich um eine vorgefertigte Schnittstelle, die es ermöglicht, zwei verschiedene Systeme oder Anwendungen nahtlos miteinander zu verbinden. Dadurch können Sie Daten automatisch austauschen, ohne dass eine aufwendige Lösung vonnöten ist. Sie sparen also Zeit, reduzieren den Entwicklungsaufwand und erleichtern die Integration erheblich.

Ein Beispiel? Um Shopware an Microsoft Dynamics 365 Business Central anzubinden, können Sie den Tinx Connector einsetzen. Damit gelingt die Anbindung und die Lösung ist schnell einsatzbereit. Zudem brauchen Sie sich keine Gedanken, um Wartung und Pflege der Schnittstelle zu machen.

Eigenprogrammierung

Im Gegensatz zu Standard-Connectors können Sie die Integration bei einer Eigenprogrammierung speziell auf Ihre Geschäftsanforderungen zuschneiden. Dabei fungieren APIs (Application Programming Interfaces) als Schnittstellen, über die der Webshop mit Business Central Daten austauschen können. Dies ermöglicht Ihnen maximale Flexibilität und die Umsetzung komplexer Prozesse, die mit vorgefertigten Lösungen oft nicht realisierbar wären.

Die Kosten einer solchen Lösung sind zwar höher, Sie können aber jederzeit Anpassungen vornehmen und erhalten eine skalierbare Lösung. Sie sollten jedoch mit einem längeren Entwicklungszeitraum rechnen und bedenken, dass Sie selbst für die Wartung und die Pflege der Schnittstelle verantwortlich sind.

Middleware-Plattform

Middleware-Plattformen dienen als Vermittler zwischen Microsoft Business Central und dem Webshop – sozusagen als versteckte Übersetzungsebene. Anders als eine einfache Schnittstelle sind diese Softwarelösungen äusserst flexibel. Sie können sie daher individuell auf Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen abstimmen und konfigurieren.

Diese Flexibilität macht Middleware-Plattformen ideal für Unternehmen, die verschiedene Systeme wie Webshops, ERP-Software oder Logistiksysteme miteinander verbinden möchten. Allerdings ist die Einrichtung deutlich kostspieliger, zeitintensiver und erfordert oft ein höheres technisches Know-how.

Out-of-the-Box-Erweiterungen

Bei Out-of-the-Box-Erweiterungen handelt es sich um vorgefertigte Softwarelösungen, die sofort einsatzbereit sind, ohne dass umfangreiche Anpassungen erforderlich sind. Diese Erweiterungen werden nicht vom Hauptanbieter der Plattform, sondern von externen Entwicklern (Drittanbietern) bereitgestellt. Sie können mit diesem nicht nur einen Webshop an Business Central anbinden, bieten, sondern auch zusätzliche Funktionen erhalten.

Die Vorteile? Eine grosse Auswahl an Softwarelösungen und eine relativ einfache sowie schnelle Implementierung. Die Nachteile sind hingegen oft laufende Kosten, gewisse Kompatibilitätsprobleme und die Abhängigkeit von Drittanbietern.

Tipps für die Auswahl einer Webshop-Anbindung für Microsoft Dynamics Business Central

Es stehen Ihnen also zahlreiche Webshops für die Anbindung in Microsoft Dynamics Business Central sowie verschiedene Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung. Alle kommen mit gewissen Vor- und Nachteilen daher. Wägen Sie daher sorgfältig ab, was tatsächlich zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Vision passt.

Unser Tipp? Bedenken Sie bei der Auswahl auch folgende Aspekte:

• Wie benutzerfreundlich ist ein System?
• Welche Funktionen benötigen Sie zwingend?
• Erfüllen System sowie Schnittstelle alle rechtlichen Vorgaben? (Stichwort DSGVO)
• Möchten Sie den Webshop selbst hosten oder eine cloudbasierte Lösung?
• Wie belaufen sich die Kosten für Webshop-Anbindung, Lizenzen, Wartung und Co.?
• Wie flexibel und skalierbar soll die Lösung sein?
• Haben Sie in Ihrem Unternehmen technisches Know-how, um Anpassungen vorzunehmen oder benötigen Sie eine selbstlaufende Lösung?
• Ist die Lösung auch im Nachhinein anpassbar?

Falls Sie sich unsicher sind, sollten Sie einen Experten ins Boot holen, denn so kommen Sie ohne ungewollte Fehlschläge an Ihr Ziel.