Microsoft Dynamics 365 Business Central für Dienstleistungs- und Serviceunternehmen: Ist die ERP-Lösung die richtige Wahl für Ihr Unternehmen?

Unternehmen, die sich in der Dienstleistungs- und Servicebranche bewegen, wollen bestmöglichen Service erbringen und die Kundenzufriedenheit steigern. Gleichzeitig müssen sie aber ihre eigenen Kosten senken, Aufträge managen, Ressourcen optimal einsetzen und Prozesse optimieren. Eine ERP-Branchenlösung kann Dienstleistern und Serviceanbietern dabei unter die Arme greifen, sodass sie ihren Fokus auf die Arbeit mit ihren Kunden legen können.

Doch welche Anforderungen muss das ERP-System erfüllen und kann Microsoft Dynamics 365 Business Central diese erfüllen? Wir beleuchten die Funktionen und zeigen auf, welche Vor- und Nachteile Business Central von Microsoft in der Dienstleistungs- und Servicebranche mit sich bringt.

Im Überblick: Dynamics 365 Business Central für Serviceunternehmen

Mit Dynamics 365 Business Central hat Microsoft eine ERP-Lösung auf den Markt gebracht. Die Abkürzung ERP steht für Enterprise-Ressource-Planning und es handelt sich hierbei um eine All-In-One-Lösung. In dieser können Unternehmen verschiedene Geschäftsprozesse abbilden, von der Buchhaltung über Projektplanung, Controlling, Ressourcenverwaltung hin zur Personalplanung.

Der Vorteil? Keine einzelnen Datensilos, doppelte Datensätze oder unterschiedliche Datenstände, da sämtliche Daten in einem System zusammenlaufen. Anders als klassische ERP-Systeme bietet Microsoft Dynamics 365 Business Central viele Möglichkeiten, das System an eigene Anforderungen anzupassen. So können Sie es durch spezielle Module erweitern oder durch Schnittstellen mit anderen Systemen verbinden.

Mittlerweile gelten ERP-Systeme ausserdem als mächtige Werkzeuge, mit denen Unternehmen Prozesse automatisieren und effizienter gestalten können. Das sorgt für Transparenz, eine höhere Kundenzufriedenheit und hilft Ihnen, langfristig die Kosten zu senken.

Welche speziellen Anforderungen stellen Dienstleister an ein ERP-System?

Unternehmen aus der Dienstleistungs- und Servicebranche haben es täglich mit bestimmten Arbeitsprozessen und Abläufen zu tun. Ein ERP-System sollte die Geschäftsprozesse bestmöglich abbilden und Mitarbeiter bei täglichen Aufgaben unterstützen.

Je nach Nische und Arbeitsschritten sollte ein ERP-System Sie bei folgenden Aufgaben unterstützen können:

• Projektplanung und -steuerung
• Serviceauftragsmanagement
• Personalplanung, Zeiterfassung und Leistungsnachweise
• Ressourcenmanagement
• CRM-Integration und Kundenmanagement
• Rechnungsstellung und Abrechnung projektbasierter Leistungen
• Finanzmanagement und Buchhaltung
• Controlling mit Reporting

Erfüllt Dynamics 365 Business Central diese Anforderungen von Serviceunternehmen?

Ohne Frage bringt Microsoft Dynamics 365 BC zahlreiche Funktionen mit sich, die Dienstleiter und Serviceanbieter im Alltag benötigen. Zusätzliche Funktionen lassen sich je nach Bedarf durch Module integrieren.

Hier ein Überblick der wichtigsten Funktionen, die in der Service- und Dienstleistungsbranche gefragt sind:

• Projektsteuerung: Erstellen Sie interne Projekte oder Kundenprojekte, planen Sie Ressourcen für diese ein und verwalten Sie die Budgets. Sie können den Fortschritt in Echtzeit verfolgen, sowie die eingeplanten Maschinen- oder Mitarbeiterstunden abgleichen. Teilprojekte, Ausgaben und Zeitverläufe sorgen für mehr Transparenz in Dienstleistungs- und Serviceunternehmen.
• Serviceverwaltung: Erbringen Sie Services oder Dienstleistungen, lassen sich die jeweiligen Prozesse in Dynamics 365 BC abbilden. Gestalten Sie Richtlinien, erstellen Sie Vorlagen, Textbausteine sowie Standardbelege und automatisieren Sie Arbeitsschritte. Sehen Sie zudem jederzeit, wo Anfragen liegen, wie der Auftragsstatus lautet und wie viel Zeit diese bereits gebunden haben. Analysieren Sie Anfragen und optimieren Sie daraufhin Ihre Prozesse. Auch Dienstleistungen sowie die dazugehörigen Services können Unternehmen aus dem Dienstleistungs- und Servicebereich dadurch abwickeln.
• Personalmanagement: Mit Business Central von Microsoft können Sie Personaldaten verwalten, Abwesenheiten erfassen und eine Arbeitszeiterfassung durchführen. Da die ERP-Lösung elektronische Belege erfassen und konvertieren kann, können Sie darüber Leistungsnachweise einpflegen und verwalten. Mit einer Modulerweiterung können Dienstleister und Serviceanbieter sogar Personaleinsatzpläne erstellen, Aussendiensteinsätze sowie Kundentermine planen oder verwalten.
• Ressourcenmanagement: Zeit ist eine wertvolle Ressource, die Unternehmen sorgfältig verwalten. Die ERP-Lösung von Microsoft unterstützt sie dabei. Sie können Einsatzpläne für Maschinen optimieren, Zeiten der Experten optimal nutzen und auch Lagerbestände von Ersatzteilen verwalten. Das System ermittelt etwa die optimale Lagermenge oder bestellt automatisch Ersatzteile nach. So können Sie Kundenprojekte sowie das Lager effizient handhaben, ohne dass es zu unnötigen Verzögerungen kommt.
• Buchhaltung: Microsoft Dynamics 365 Business Central ist auch eine vollwertige Buchhaltungslösung für die Service- und Dienstleistungsbranche. In dem System können Sie Abrechnungen und Fakturierungen projektbasierter Leistungen (Service oder Dienstleistung) durchführen oder gar automatisieren. Managen Sie Ihre Finanzen, verbessern Sie Ihren Cashflow und behalten Sie sämtliche Aspekte der Buchhaltung im Blick.
• Kundenmanagement: Microsoft bietet kein separates CRM an, sondern hat dieses bereits in Dynamics 365 Business Central integriert. Der Vorteil für Dienstleister und Serviceunternehmen? Sie können im System sämtliche Kundendaten verwalten, die Kundenkommunikation abwickeln, Leads verarbeiten sowie Marketingkampagnen vorbereiten und auswerten. Pflegen Sie Beziehungen zu Kunden sowie Lieferanten und nutzen Sie die gewonnenen Daten. Mit einer Erweiterung durch das Modul Microsoft Sales können Sie Ihren Vertrieb unterstützen und optimieren.
• Controlling und Reportings: In der ERP-Lösung von Microsoft stehen Ihnen sowohl Echtzeitdaten als auch historische Daten zur Verfügung. Dienstleister und Serviceanbieter können diese nutzen, um Prozesse, Projekte, Finanzen oder bestimmte Unternehmensaspekte zu analysieren. Verfolgen Sie relevante Kennzahlen, erstellen Sie Berichte und profitieren Sie von Reportings. Diese können als Entscheidungsgrundlage dienen, um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
• Systemvernetzung: Die ERP-Lösung lässt sich einfach mit weiteren Microsoft-Produkten und Modulen kombinieren. Sie können durch die Schnittstellen aber auch weitere externe Systeme, die Sie zum Arbeiten benötigen, anbinden. Sie erhalten daher eine optimale ERP-Lösung, die nicht nur zu Ihrer Branche, sondern insbesondere zu Ihrem Unternehmen passt.

Vor- und Nachteile von Dynamics 365 Business Central für Dienstleistungsunternehmen

Kein System ist perfekt, und auch Dynamics 365 Business Central kann Ihrem Unternehmen gewisse Vor- und Nachteile bringen. Bevor Sie sich für das ERP-System entscheiden, sollten Sie sich mit diesen vertraut machen.

Was kostet Dynamics 365 Business Central für Dienstleistungsunternehmen? – Kostenüberblick

Die Kosten für Microsoft Dynamics 365 Business Central setzen sich aus folgenden Kostenblöcken zusammen:

• Implementierung
• Lizenzen
• Schulungen
• Anpassungen

Der Preis für die ERP-Software variiert daher von Unternehmen zu Unternehmen. Er hängt davon ab, wie aufwendig die Implementierung in die bestehende IT-Infrastruktur ist und ob Sie Schulungen in Anspruch nehmen wollen. Zudem kommen Kosten für Lizenzen hinzu, die abhängig von der Anzahl der Benutzer sind. Wünschen Sie weitere Anpassungen oder Erweiterungen? Auch dies wirkt sich auf die Kosten aus.

Sie möchten sich einen Überblick über die Kostenposten verschaffen? In unserem Blogartikel erklären wir die Kosten von Dynamics 365 Business Central im Detail.